Checklist para organizar un curso de música

Organizar un curso de música requiere coordinar participantes, materiales, aula y equipo en el orden adecuado. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y confirma después el programa y la información práctica. Durante los días previos, prepara partituras, acreditaciones y material didáctico, además de probar micrófono, proyector y altavoz. El día del curso, reserva tiempo para montar sillas, mesas, atriles y la mesa de recepción antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Invitar a los participantes
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información práctica
Elaborar la lista de participantes
Imprimir la lista de asistencia
Preparar el material didáctico
2 personas
Imprimir partituras
Hacer tarjetas de identificación
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el aula
Probar el equipo
2 personas
Preparar los atriles de música
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
Preparar café y té
2 personas
Preparar el almuerzo
2 personas

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Repartir acreditaciones
Explicar el programa del curso
Repartir el material didáctico
2 personas
Dar clase de música
2 personas
Guiar los ejercicios
2 personas
Guiar la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir el almuerzo
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comentar las piezas musicales
2 personas
Responder preguntas de los participantes
Coordinar el ejercicio final
2 personas
Cerrar el curso

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Reunir el material musical
2 personas
Volver a colocar sillas y mesas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el aula
3 personas
Retirar la basura
2 personas
Guardar la comida sobrante
Archivar material didáctico
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 24
Mesascant. 6
Mesa de inscripción

Equipo

Altavoz Bluetooth
Micrófono
Portátil
Proyector
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Atrilescant. 20
Metrónomoscant. 2
Dispositivos de votacióncant. 2

Material didáctico

Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Bloc de notascant. 24
Bolígrafoscant. 30
Lápicescant. 24
Distribuidores de papelcant. 2
Credencialescant. 24
Cinta de papelcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 24
Vasoscant. 24
Platoscant. 24
Cubiertoscant. 24
Jarras de aguacant. 3

Cocina

Termos de cafécant. 2
Bandejas de serviciocant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Neveras portátilescant. 2

Limpieza

Papeleracant. 3
Escoba y recogedor

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder elaborar la lista de participantes, imprimir la asistencia y preparar una acreditación para cada persona.
Envía la información práctica antes del curso e incluye la hora de recepción, el programa, qué deben llevar los participantes y cualquier indicación sobre el almuerzo.
Prueba todo el equipo en el aula, no solo en casa: portátil, proyector, micrófono, altavoz, cables alargadores y regletas deben estar conectados como se usarán durante la clase.
Prepara partituras y material didáctico por adelantado y colócalos en el orden de uso. Deja también listos los atriles, metrónomos, pizarra y rotuladores antes de abrir la recepción.
Monta primero la zona de inscripción y después el aula. Reserva al menos 30 minutos para colocar sillas, mesas y atriles, preparar café y té, y dejar agua, tazas, vasos y platos disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso de música?: Empieza las inscripciones al menos 2 o 3 semanas antes. Cierra la lista varios días antes del curso para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, materiales y distribución del aula.
¿Qué hay que preparar el día antes de un curso de música?: Deja impresas las partituras, la lista de asistencia, las acreditaciones y el material didáctico. También conviene probar el equipo y revisar que haya suficientes sillas, atriles, cables, regletas y material de escritura.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el aula?: Calcula entre 30 y 45 minutos para colocar mesas, sillas, atriles, la mesa de inscripción y el equipo. Añade otros 15 minutos si también tienes que preparar café, té, agua y el almuerzo.
¿Cómo organizar la recepción de los participantes?: Coloca la mesa de inscripción cerca de la entrada y prepara la lista de asistencia y las acreditaciones en orden alfabético. Reserva entre 15 y 20 minutos antes de comenzar la clase para registrar llegadas, repartir materiales y explicar el programa.

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