Organiser un congrès du commerce de détail : la checklist

Un congrès du commerce de détail demande un suivi précis, surtout lorsque plusieurs intervenants, repas et équipements techniques sont prévus le même jour. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, récupérer les présentations et verrouiller la logistique. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents avant l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du congrès
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Contacter les intervenants et le maître de cérémonie
2 personnes
Confirmer définitivement les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer la signalisation
Réserver le catering
2 personnes
Coordonner le menu du déjeuner
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Réserver le mobilier
Envoyer les infos de parking
Envoyer un rappel aux participants
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les micros et les haut-parleurs
2 personnes
Brancher l'ordinateur de présentation
Effectuer un test technique
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager les points café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Gérer les micros
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Sécuriser les présentations et le matériel
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 16
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Lutrin
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 4
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Chemins de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Flèches directionnellesqté 12
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 10
Corbeilles à painqté 8
Pincesqté 12
Carafesqté 12
Conteneurs à glaceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme dépend de la capacité de la salle, de l’espace de restauration et des équipements disponibles. Prévois aussi une zone distincte pour l’inscription et les badges.
Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable et demande en même temps les besoins alimentaires. Arrête une première liste des participants au moins 7 jours avant le congrès pour transmettre les quantités au traiteur.
Fixe une date limite pour recevoir les présentations, idéalement 5 jours ouvrés avant l’événement. Teste chaque fichier sur l’ordinateur de présentation, avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs prévus.
Envoie les informations de parking et un rappel aux participants 3 à 5 jours avant le congrès. Indique l’heure d’ouverture, l’adresse exacte, le déroulement de l’accueil et les coordonnées utiles en cas de retard.
Organise l’installation la veille ou au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges, les multiprises, les boissons refroidies et la signalisation avant le début des prises de parole.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du commerce de détail ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, construire le programme et commander le mobilier, le matériel technique et le catering.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant l’événement. Garde ensuite une période d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande les supports au plus tard 10 jours avant le congrès et fixe une échéance définitive à 5 jours ouvrés. Tu peux ainsi vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur sur place.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au minimum 2 heures le jour même pour installer les chaises, le podium, la table d’inscription, la signalisation et le matériel technique. Une installation la veille réduit le risque de retard, surtout si plusieurs microphones et présentations sont utilisés.

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