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Retailkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Retailkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Termin, Ort und Programm, danach Referenten, Anmeldung und Catering. In den letzten Wochen kommen Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und Beschilderung hinzu. Plane außerdem Technik, Mobiliar und Lieferungen nicht erst für den Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Festlegung bis zum gekühlten Getränk am Morgen des Kongresses.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konferenzdatum und -ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Moderator kontaktieren

    2 Personen

  • Referenten endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

  • Programmhefte drucken

  • Beschilderung drucken

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Mittagsmenü abstimmen

    2 Personen

  • Technische Geräte reservieren

    2 Personen

  • Möbel reservieren

  • Parkinformationen versenden

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Teilnehmerliste finalisieren

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone und Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Präsentationslaptop anschließen

  • Technischen Test durchführen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

    2 Personen

  • Präsentationen technisch betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Geschirr und Glaswaren zusammentragen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Präsentationen und Ausrüstung sichern

    2 Personen

  • Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • Technische Geräte abkoppeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Dankeschön an die Sprecher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 16
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • Rednertisch
  • Pult
  • BühnenelementeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • PräsentationslaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • TischläuferAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • Wegweiser-PfeileAnz. 12
  • KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 10
  • BrotkörbeAnz. 8
  • ZangenAnz. 12
  • KannenAnz. 12
  • EisbehälterAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei Raumkapazität, Bestuhlung, Registrierungstisch, Bühne, Garderobe und Parkinformationen.
  • Bestätige Referenten und Moderation spätestens einige Wochen vor dem Kongress endgültig. Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer festen Abgabefrist an, damit die technische Prüfung nicht am Vorabend beginnt.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Finalisiere die Teilnehmerliste vor der Catering-Bestellung und stimme das Mittagsmenü anhand der tatsächlichen Zahl ab.
  • Teste Projektor, Leinwand, Präsentationslaptops, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher vor Einlass. Plane HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel und Kabelkanäle ein – fehlende Adapter gehören zu den häufigsten Verzögerungen.
  • Bestätige Lieferungen und Reservierungen spätestens am Vortag. Kühle Getränke rechtzeitig, lege Namensschilder und Programmhefte am Registrierungstisch bereit und verschicke Parkinformationen sowie eine Erinnerung an die Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Retailkongress organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. Öffne die Anmeldung, sobald diese Eckdaten feststehen, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig für das Catering erhältst.
Wann müssen die Referenten für einen Retailkongress bestätigt sein?
Bestätige alle Referenten spätestens einige Wochen vor dem Kongress endgültig. Setze zusätzlich eine feste Frist für Sprecherinformationen und Präsentationen, damit die technische Prüfung mindestens einige Tage vor der Veranstaltung abgeschlossen ist.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kongresstag?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Für Kaffee, Wasser und weitere Getränke solltest du zusätzlich die Pausen und das Mittagessen berücksichtigen.
Wann sollte die Teilnehmerliste finalisiert werden?
Finalisiere die Liste einige Tage vor dem Retailkongress, nachdem die letzte Anmeldefrist abgelaufen ist. Dann kannst du Namensschilder drucken, das Mittagsmenü bestätigen und Registrierungstisch sowie Unterlagen passend vorbereiten.

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