Checklist pour organiser un congrès des seniors

Un congrès des seniors se prépare sur plusieurs semaines, avec une attention particulière portée à l’accessibilité, aux déplacements et au rythme de la journée. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des premières réservations jusqu’à l’accueil des participants. Elle vous aide à coordonner les intervenants, les inscriptions, les repas, la technique et la signalétique sans attendre les derniers jours. Prévoyez aussi un suivi individuel pour les personnes qui ne répondent pas au formulaire en ligne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Collecter les informations de stationnement
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
Établir le déroulé
2 personnes
Créer le plan du site et l'agencement de la salle
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Créer des panneaux de direction
Envoyer le briefing des intervenants
Confirmer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Nettoyer la salle en profondeur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table de scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Animer les présentations
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Guider les participants vers les salles
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner les intervenants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet et le point café
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Pupitre
Table de scène
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3

Décoration

Nappesqté 18
Jupes de buffetqté 6
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 120
Pupitres de programmeqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les intervenants. Vérifiez dès la première visite les accès sans marche, les sanitaires adaptés, le stationnement et la distance entre l’entrée, la salle et le buffet.
Ouvrez les inscriptions au moins 6 semaines avant le congrès. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, les difficultés de déplacement et les éventuelles aides nécessaires, puis appelez les inscrits qui n’ont pas confirmé.
Fixez une date limite pour les présentations, idéalement 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de tester chaque fichier sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI prévus.
Préparez les badges et les programmes à partir de la liste définitive des participants. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et prévoyez une table d’inscription clairement visible dès l’entrée.
Envoyez le briefing aux intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Indiquez l’horaire d’arrivée, la durée de chaque intervention, le fonctionnement des microphones et la personne à contacter sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès des seniors ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser le transport. Comptez plutôt 12 semaines si le programme comprend plusieurs sessions ou si l’accessibilité doit être vérifiée en détail.
Quand envoyer les invitations pour un congrès des seniors ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez une première échéance d’inscription à 3 semaines, puis appelez les personnes qui n’ont pas répondu afin d’obtenir une liste fiable des participants.
Que faut-il prévoir pour l’accessibilité d’un congrès des seniors ?: Vérifiez au moins 4 points avant de confirmer le lieu : accès sans marche ou avec rampe, sanitaires accessibles, sièges avec dossier et stationnement proche. Recueillez les besoins individuels au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Quand confirmer le traiteur et le matériel technique ?: Confirmez le traiteur et la technique au moins 3 semaines avant le congrès, après avoir estimé le nombre de participants. Transmettez le nombre final de repas et testez les microphones, haut-parleurs, câbles et présentations entre 3 et 7 jours avant l’ouverture.

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