Checklist voor een goed georganiseerd seniorencongres
Een seniorencongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet vroeg rekening houden met toegankelijkheid, vervoer, dieetwensen, telefonische bevestiging en duidelijke informatie op papier. Plan daarnaast meerdere controlemomenten voor presentaties, microfoons en routebordjes. Met deze checklist werk je van datum en sprekers naar een soepel ontvangst, een begrijpelijk programma en een zaal die praktisch is ingericht voor alle deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Parkeerinformatie verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
Draaiboek opstellen
2 personen
Plattegrond en zaalindeling maken
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Routebordjes maken
Sprekersbriefing versturen
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Podiumtafel en spreekgestoelte plaatsen
3 personen
Beamer en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Verlichting controleren
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffetruimte inrichten
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Presentaties bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzehapjes serveren
3 personen
Deelnemers naar zalen begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet en koffiepunt afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Sprekersbedankje versturen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 18
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 6
- Spreekgestoelte
- Podiumtafel
- Krukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Dinerbesteksetsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
- Reservebatterijenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Warmhoudschalenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Buffetrokkenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 120
- Programmastandaardsaantal 8
- Routebordjesaantal 12
- Plakgumaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 6
- Ledlichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afwasteiltjesaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de locatie minimaal 8 weken vooraf op drempels, liften, toiletten, zitplaatsen en looproutes. Neem ook parkeerinformatie en vervoersbehoeften op in het aanmeldformulier.
- Sluit de eerste aanmeldronde uiterlijk 3 weken voor het congres af. Bel deelnemers met onduidelijke gegevens of bijzondere vervoersbehoeften vervolgens na; zo voorkom je verrassingen op de dag zelf.
- Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en test ze op de laptop met beamer, HDMI-kabel en projectiescherm. Controleer ook iedere draadloze microfoon en leg reservebatterijen klaar.
- Maak de zaalindeling niet pas op de congresdag. Zet registratie-, buffet- en podiumtafel op de plattegrond en houd brede, herkenbare looproutes vrij van kabels en losse spullen.
- Print programma's, naamkaartjes en routebordjes uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Leg bij de registratietafel bovendien de definitieve deelnemerslijst en de informatie voor sprekers klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een seniorencongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Reserveer catering en techniek uiterlijk 6 weken voor het congres, omdat aanpassingen daarna lastiger worden.
- Wanneer moet de aanmelding voor een seniorencongres sluiten?
- Sluit de aanmelding ongeveer 3 weken vooraf. Gebruik de laatste 10 werkdagen voor het verwerken van dieetwensen, vervoersbehoeften, telefonische bevestigingen en de definitieve deelnemerslijst.
- Hoe controleer ik de toegankelijkheid van een congreslocatie?
- Loop de volledige route minstens 8 weken vooraf: van parkeerplaats en entree tot zaal, toiletten en buffet. Controleer daarnaast liften, drempels, zitmogelijkheden en voldoende ruimte tussen tafels en stoelen.
- Wanneer test ik de techniek voor een seniorencongres?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals vóór binnenkomst van de deelnemers. Test beamer, laptop, HDMI-kabels, geluidsmixer, luidsprekers en alle microfoons; houd verlengkabels, stekkerdozen en batterijen als reserve bij de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!