Checklist pour organiser un congrès des jeunes

Un congrès des jeunes demande un planning précis, car les inscriptions, les ateliers, les intervenants et la technique avancent en parallèle. Commence par fixer la date, le lieu et le programme, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs, les besoins alimentaires et les questions de transport. Dans les dernières semaines, vérifie les présentations, le matériel des ateliers, les badges, le catering et l’installation des espaces. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants et les panélistes
2 personnes
Constituer les ateliers
3 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de transport
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier les fichiers techniques
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l'ordinateur portable et les présentations
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Encadrer les séances plénières
3 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les gobelets utilisés
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer le débat
3 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les enregistrements et les présentations
Relancer les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Écran de présentation
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Chevaletsqté 6
Ventilateurs portablesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 120
Stylosqté 150
Braceletsqté 120
Guirlandesqté 12
Pâte adhésiveqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme dépendra de la capacité des salles, du nombre d’ateliers et des installations disponibles.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les allergies, régimes alimentaires et besoins de transport. Relance les inscrits dont les informations sont incomplètes au plus tard une semaine avant le congrès.
Demande les présentations des intervenants plusieurs jours avant l’événement et teste chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Vérifie aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les microphones sans fil.
Prépare l’accueil séparément du programme : badges nominatifs, comptoir d’inscription, liste actualisée des participants et répartition des bénévoles doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
Pour les pauses et le repas, compte les participants confirmés et prévois les gobelets, tasses, assiettes, couverts, carafes et plateaux de service. Les machines à café, bouilloires, glacières et thermos sont souvent oubliés lors du transport du matériel.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des jeunes ?: Commencez au moins 10 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme et contactez les intervenants, puis consacrez les 3 dernières semaines aux inscriptions finales, au matériel et au briefing.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez généralement les inscriptions ouvertes pendant 4 à 6 semaines. Fermez-les quelques jours avant le congrès afin de confirmer les repas, les badges, la liste des participants et l’agencement des salles.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et l’écran de présentation.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès des jeunes ?: La veille, contrôlez la liste des participants, les badges, le programme imprimé, le matériel des ateliers, le catering et les fichiers techniques. Prévoyez aussi l’acheminement du matériel et l’accès au lieu au moins 60 minutes avant l’accueil.

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