Jugendkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jugendkongress braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und verlässliche Technik. Beginne mit Termin, Ort und Thema, bevor du Redner, Workshops und Einladungen festmachst. Danach folgen Anmeldung, Verpflegung, Transport und die Sammlung aller Präsentationen. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerliste, Namensschilder, Briefings und ein genauer Aufbauplan. Diese Checkliste bündelt die 76 Aufgaben und 53 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Redner und Panelteilnehmer ansprechen
2 Personen
Workshops zusammenstellen
3 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Werbung starten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Transportfragen ermitteln
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen anfordern
Workshopmaterialien inventarisieren
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Technik reservieren
Namensschilder entwerfen
Programm drucken
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Technische Dateien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Laptop und Präsentationen testen
2 Personen
Workshopräume einrichten
4 Personen
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Referenten zum Saal begleiten
Plenarsitzungen moderieren
3 Personen
Mikrofone weitergeben
2 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutzte Becher sammeln
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
Abschluss begleiten
2 Personen
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Dankesnachricht an Sprecher senden
Aufnahmen und Präsentationen teilen
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

Präsentationsbildschirm
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Tragbare VentilatorenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 150
ArmbänderAnz. 120
GirlandenAnz. 12
KlebestiftAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort und Thema mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Redner, Panelteilnehmer, Workshops und Einladungen verbindlich koordinieren.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 5 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien anschließend auf dem Präsentationslaptop und teste HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam.
Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Transportfragen. Schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Sitzordnung stimmen.
Plane für die Registrierung eine eigene Theke, Namensschilder und mindestens 2 eingeteilte Freiwillige ein. Lege die Liste alphabetisch bereit und teile die Helfer zusätzlich für Garderobe und Raumwechsel ein.
Bringe Materialien und Technik am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Beginn zum Veranstaltungsort. Rechne für Raumaufteilung, Registrierung, Präsentationsbildschirm, Flipcharts und Catering mit einem vollständigen Funktionstest vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jugendkongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Thema. Redneranfragen, Workshops und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Jugendkongress?: Für einen kleinen bis mittleren Kongress solltest du mindestens 2 Personen für die Registrierung und weitere Helfer für Workshops, Technik und Raumwechsel einteilen. Erstelle den Einsatzplan spätestens 1 Woche vorher.
Wann sollte das Catering für einen Jugendkongress bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl 2 bis 3 Tage vor dem Kongress. Ernährungswünsche müssen bereits bei der Anmeldung erfasst werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jugendkongresses?: Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Registrierung, Technik, Flipcharts und Catering ein. Öffne die Location früh genug, damit Mikrofone, Präsentationsbildschirm und Präsentationen vor dem Einlass getestet sind.

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