Checklist pour organiser un congrès commercial sans oubli

Un congrès commercial demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions, la technique et la restauration dans le bon ordre. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, des premières réservations jusqu’au contrôle du matériel la veille. Prévoyez un suivi précis des participants, notamment pour les besoins alimentaires et le transport. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, les badges, les livraisons et les stocks, plutôt qu’à lancer de nouvelles tâches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de transport
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les formulaires d’évaluation
Exporter la liste des participants
Trier les badges par ordre alphabétique
2 personnes
Copier les supports de présentation
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le stock de restauration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Imprimer le déroulé
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la zone de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Animer la séance de questions-réponses
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer les e-mails de remerciement
Relancer les présentations
Traiter les évaluations
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 15
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 15

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 10
Conteneurs alimentairesqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Numéros de tableqté 15
Panneaux directionnelsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de tables hautesqté 10
Pots à stylosqté 10

Catering

Serviettesqté 300
Petites cuillères à caféqté 120
Poubellesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 12
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les intervenants et le lieu doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le congrès afin d’exporter une liste fiable, de trier les badges par ordre alphabétique et de transmettre le nombre final au traiteur.
Demandez les besoins alimentaires et les informations de transport dans le formulaire d’inscription. Renvoyez les indications de parking avec les informations pratiques, au moins 3 jours avant l’événement.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et chaque présentation avant l’arrivée des participants. Prévoyez les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges au même endroit.
La veille, confirmez les livraisons, refroidissez les boissons et contrôlez le stock de restauration. Vérifiez aussi que les tables d’inscription, les badges, les programmes et les supports sont déjà installés ou regroupés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès commercial ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu et le catering, confirmer les intervenants, fixer le programme et préparer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un congrès commercial ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le congrès si les participants doivent se déplacer. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les badges, la restauration et la liste des participants.
Combien de temps prévoir pour tester le matériel d’un congrès ?: Réservez au moins 2 heures la veille pour tester le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les microphones et les présentations. Contrôlez également les câbles, adaptateurs, multiprises et rallonges, car ce sont les éléments souvent oubliés.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès commercial ?: Contrôlez les livraisons, la liste des courses, les boissons à refroidir et le stock de restauration. Préparez aussi les badges, les programmes, les supports de présentation et l’espace d’inscription avant la fermeture du lieu.

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