Vertriebskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location und Catering, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei, ob Raumgröße, Kongresstische, Registrierungstische und Buffetflächen für die erwartete Teilnehmerzahl ausreichen.
• Schließe die Referenten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Kongress verbindlich ab. Fordere ihre Präsentationen an, prüfe die Dateien und teste jedes Format auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
• Exportiere die Teilnehmerliste am Vortag und sortiere die Badges alphabetisch. Plane am Registrierungstisch zusätzlich gedruckte Programme sowie eine sichtbare Lösung für kurzfristige Anmeldungen ein.
• Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Cateringtermin, sondern direkt über das Anmeldeformular. Übergib die endgültige Anzahl und Sonderkost spätestens 48 Stunden vor dem Beginn an den Caterer.
• Teste am Vortag Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone und Präsentationsklicker gemeinsam. Lege HDMI-Kabel, Adapter, USB-Sticks und Verlängerungskabel bereit und sichere Kabel auf Laufwegen mit Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vertriebskongress organisieren?

Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Catering und Referenten sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin reserviert beziehungsweise bestätigt sein.

Wann verschickt man die Einladungen zu einem Vertriebskongress?

Versende die Einladungen etwa acht bis zehn Wochen vor dem Kongress. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig und schicke Park- und Transportinformationen spätestens eine Woche vor der Veranstaltung.

Wann müssen die Präsentationen für einen Vertriebskongress vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 14 Tage vorher an und prüfe sie innerhalb von drei bis fünf Tagen. So bleibt noch mindestens eine Woche für fehlende Dateien, Formatprobleme oder technische Anpassungen.

Wie viel Technik braucht man für einen Vertriebskongress?

Plane mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Laptop und einen Präsentationsklicker ein. Für Moderation und Vorträge brauchst du außerdem Funkmikrofone, Lautsprecher, ein Audiomischpult sowie HDMI-Kabel und passende Adapter.

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