Organiser une conférence sur le climat sans rien oublier

Une conférence sur le climat demande de coordonner le programme, l’intervenant, les inscriptions et la logistique du lieu. Cette checklist rassemble 73 tâches et 44 fournitures, de la réservation de la salle au démontage. Commence par fixer le lieu et le contenu, puis ouvre les inscriptions avant de verrouiller le catering et les besoins techniques. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, tester la présentation et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un intervenant
Élaborer le programme
Concevoir l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Informer le conférencier
Recevoir la présentation
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Installer le matériel de présentation
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la table d'inscription
Aménager la table de scène
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Régler l’éclairage
Préparer la présentation
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer le matériel d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
Balisage de l'entrée
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accueillir l’intervenant
Annoncer l'ouverture
Gérer la présentation
Gérer le micro
Recueillir les questions de la salle
Servir les boissons de pause
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la discussion
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Ouvrir le buffet du soir
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
Animer le débriefing
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver le matériel de présentation
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de scène
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappeqté 8
Badges nominatifsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Panneaux d'informationqté 6
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Bacs à buffetqté 8
Pains de glaceqté 16
Courses

Conseils

Réserve la salle et l’intervenant avant de publier l’invitation : prévois ensuite plusieurs semaines pour construire le programme et traiter les inscriptions. Sans ces éléments, les participants ne savent ni où venir ni à quoi s’attendre.
Ajoute une question sur les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmets le récapitulatif au catering avant la commande. Confirme les inscriptions après réception des réponses, plutôt que de te fier au nombre d’invitations envoyées.
Demande la présentation au conférencier avant le jour J et teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs au moins une fois sur place. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées jusqu’au branchement final.
Prépare les badges nominatifs et le programme après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Installe la table d’inscription près de l’entrée, avec les supports de badges, pour éviter de bloquer le passage au début de la conférence.
Le jour même, récupère les clés, vérifie l’espace, puis installe les chaises, les tables et la table de scène avant de mettre en place l’accueil. Prévois séparément la vaisselle réutilisable, les pichets à café, les théières et les plateaux de service afin que le catering ne partage pas la table d’inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence sur le climat ?: Commence plusieurs semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et l’intervenant, puis prévois le programme, l’invitation et le formulaire d’inscription avant d’ouvrir les inscriptions.
Que faut-il tester avant une conférence sur le climat ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs au moins une fois avant l’accueil des participants. Fais aussi un essai avec la présentation définitive dès que tu l’as reçue.
Quand commander le catering pour une conférence ?: Commande-le après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre d’inscrits. Garde un délai de quelques jours pour transmettre les changements de dernière minute au prestataire.
Que préparer la veille d’une conférence sur le climat ?: Prépare les badges nominatifs, le programme, les panneaux d’information et le matériel de présentation. Vérifie également l’itinéraire à envoyer, les rallonges, les multiprises et les batteries externes afin de ne pas régler ces détails pendant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.