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Klimalesung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Klimalesung braucht mehr als einen gebuchten Raum und einen Vortrag. Du koordinierst Referent, Programm, Anmeldung, Präsentationstechnik, Catering und die Sitzordnung in der richtigen Reihenfolge. Plane zuerst Inhalt und Termin, verschicke die Einladungen früh und bestätige Anmeldungen erst, wenn Raum und Ablauf feststehen. Kurz vor Beginn entscheiden Techniktest, Namensschilder, Wegbeschreibung und ein vorbereiteter Registrierungstisch darüber, ob der Abend pünktlich startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm erstellen

  • Einladung gestalten

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Referenten informieren

  • Präsentation entgegennehmen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Routeninformationen versenden

  • Namensschilder drucken

  • Programm drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Podiumstisch herrichten

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Präsentation vorbereiten

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Infomaterial auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang beschildern

  • Briefing des Empfangsteams

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Redner empfangen

  • Eröffnung ankündigen

  • Präsentation bedienen

  • Mikrofon verwalten

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diskussion leiten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Informationsmaterial auffüllen

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Podiumstisch
  • Registrierungstisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 90
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • InfotafelnAnz. 6
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • ThermosspenderAnz. 4
  • WasserspenderAnz. 2
  • BuffetbehälterAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16
  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und kläre spätestens vor dem Versand der Einladungen, ob Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher vorhanden sind. Prüfe außerdem Zugang, Schlüsselübergabe und die Bestuhlung für die erwartete Gästezahl.
  • Lege Programm und Referent fest, bevor du Einladungen gestaltest. Fordere die Präsentation einige Tage vor der Lesung an und teste sie mit Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am tatsächlichen Veranstaltungsort.
  • Erstelle das Anmeldeformular mit einer Frage zu Ernährungswünschen und verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen bearbeiten und Zusagen bestätigen kannst. Sende Routeninformationen spätestens 2 bis 3 Tage vorher erneut an alle Angemeldeten.
  • Bestelle Catering nicht nur nach der Zahl der Zusagen: Plane zusätzlich Geschirr, Kaffeekannen, Teekannen, Serviertabletts sowie Kühlboxen für empfindliche Speisen ein. Wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck müssen vor dem Einlass vollständig bereitliegen.
  • Bereite am Veranstaltungstag zuerst Raum und Technik vor, danach Registrierungstisch und Podiumstisch. Lege Namensschilder, gedrucktes Programm und Präsentationsmaterial mindestens 30 Minuten vor Beginn aus und kontrolliere anschließend Fluchtwege und Stromanschlüsse.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Klimalesung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Referent und Programm. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin versendet werden.
Wann sollte die Präsentation für eine Klimalesung vorliegen?
Fordere die Präsentation mindestens 3 Werktage vor der Veranstaltung an. Teste sie spätestens am Vortag mit Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Lautsprechern.
Wie viele Getränke braucht man bei einer Klimalesung?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, inklusive Wasser, Kaffee und Tee. Für eine zweistündige Veranstaltung solltest du zusätzlich etwa 1 Getränk pro Person einplanen.
Wann müssen Namensschilder und Programm gedruckt werden?
Drucke beides spätestens am Vortag, sobald die Anmeldungen bestätigt sind. Lege Namensschilder und Programme mindestens 30 Minuten vor Einlass am Registrierungstisch aus.

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