Organiser une conférence sans rien oublier

Une conférence réussie repose sur une préparation séquencée, pas seulement sur un bon intervenant. Cette checklist vous aide à avancer de la date et du lieu jusqu’à l’accueil des participants, aux pauses café et au rangement technique. Prévoyez notamment un test complet du projecteur, du micro et des adaptateurs avant le jour J. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la présentation de l’intervenant doivent aussi être finalisés assez tôt pour éviter les ajustements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer définitivement l’intervenant
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier les réservations
Recevoir la présentation de l’intervenant
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accompagner l’intervenant
Assurer le support technique de la conférence
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Réapprovisionner les boissons
Animer le moment convivial informel
2 personnes
Accompagner l’orateur à la sortie

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier les stocks
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de présentation
Table d’accueil
Tabouretsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 12
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 2
Raclettes de solqté 2
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Définissez ensuite le programme avec les horaires d’accueil, de conférence, de questions et de pause afin que chaque durée soit claire.
Fermez les inscriptions au moins 3 à 5 jours avant la conférence si vous devez prévoir un catering. Utilisez le nombre confirmé de participants pour ajuster les boissons, les en-cas et les besoins alimentaires.
Testez la technique plusieurs jours à l’avance avec l’ordinateur réellement utilisé, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et le haut-parleur. Prévoyez aussi des rallonges et multiprises, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Préparez les badges nominatifs, les brochures du programme et la table d’accueil avant l’ouverture de la salle. Installez ce point près de l’entrée pour que les participants puissent s’enregistrer sans interrompre l’installation.
Arrivez assez tôt pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, puis préparer le café, le thé et les en-cas. Gardez les boissons froides dans des glacières et vérifiez les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines pour confirmer le lieu, l’intervenant, le programme et les invitations. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour les inscriptions finales, le catering et les tests techniques.
Quand confirmer le nombre de participants à une conférence ?: Confirmez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement, puis transmettez le chiffre au catering. Ajoutez une petite marge seulement si votre prestataire l’autorise, afin d’éviter les quantités inutiles.
Quand tester le matériel d’une conférence ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant la conférence avec la présentation définitive. Refaites un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil, notamment du micro, du son, de l’image et des connexions HDMI.
À quelle heure faut-il arriver avant une conférence ?: Prévoyez d’ouvrir la salle 90 à 120 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’aérer, installer le mobilier, préparer l’accueil, refroidir les boissons et corriger un problème technique éventuel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.