LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Vortrag organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Vortrag steht und fällt mit guter Vorbereitung: Referenten, Programm, Anmeldungen, Technik und Bewirtung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Ort und Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Techniktest und Empfang. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Referenten endgültig festlegen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Präsentation des Redners erhalten

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon und Ton testen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Den Redner begleiten

  • Vortrag technisch unterstützen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Getränke nachfüllen

  • Informellen Ausklang begleiten

    2 Personen

  • Referenten verabschieden

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Präsentationstisch
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-Adapter-Set
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • GebäckgabelnAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaraffeAnz. 2
  • ServierplattenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • ProgrammhefteAnz. 60
  • StifteAnz. 12
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeiten mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. So können Referenten ihre Präsentation rechtzeitig liefern und Teilnehmende den Termin einplanen.
  • Fordere die Präsentation spätestens 3 Tage vor dem Vortrag an und teste sie mit Laptop, Beamer, HDMI-Adapter und Projektionsleinwand. Prüfe dabei auch Bildformat, Ton und verfügbare Anschlüsse.
  • Erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und lege die Cateringmengen erst danach fest. Plane Getränke getrennt für Empfang, Pause und Vortrag ein, damit am Ende nicht nur Kaffee vorhanden ist.
  • Bereite Namensschilder, Programmhefte und den Empfangstisch am Vortag vor. Lege zusätzlich eine aktuelle Anmeldeliste bereit, damit du Nachmeldungen direkt markieren kannst.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf, kühle Getränke und teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Referenten. Einladungen sollten ungefähr 3 bis 4 Wochen vor dem Vortrag verschickt werden.
Wann sollte die Technik für einen Vortrag getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Teste nicht nur den Beamer, sondern auch Mikrofon, Lautsprecher, Kabel und Adapter.
Wie viel Catering braucht man für einen Vortrag?
Lege die Mengen nach dem Anmeldeschluss fest, idealerweise 5 bis 7 Tage vorher. Berücksichtige die tatsächliche Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche sowie Kaffee, Tee, Wasser und Snacks für die geplante Dauer.
Wann muss man die Präsentation des Referenten anfordern?
Bitte spätestens 3 Tage vor dem Vortrag um die finale Datei. So bleibt genug Zeit, sie auf dem Veranstaltungs-Laptop zu öffnen und Kompatibilität, Schriftarten sowie Videos zu prüfen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!