Checklist pour organiser une conférence gouvernementale

Une conférence gouvernementale demande un suivi précis des inscriptions, des intervenants, des salles et de la technique. Commence par fixer le programme et les responsables, puis avance vers les confirmations, les supports et l’installation. Les présentations incompatibles, les besoins alimentaires et les derniers changements de participants sont souvent découverts trop tard. Cette checklist regroupe les 62 tâches et 44 éléments du plan, afin de savoir quoi préparer avant l’accueil et quoi vérifier le jour de la conférence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations officielles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription
Traiter les premières inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
Établir le programme définitif
2 personnes
Réserver les salles de conférence
Réserver le traiteur
Réserver l'équipement audiovisuel
Demander le plan technique
Préparer l’agencement de la salle
2 personnes
Préparer la liste des participants
Confirmer la présence des participants
2 personnes
Préparer les badges et les feuilles de présence
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier la compatibilité des présentations
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
Préparer le programme et la liste de contacts
2 personnes
Commander les imprimés et la signalétique
Faire les courses et récupérer le matériel
3 personnes
Vérifier les livraisons reçues
2 personnes
Imprimer les documents des participants
2 personnes
Démonter le comptoir d’accueil
2 personnes
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges et les documents
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
Installer l'écran et le projecteur
2 personnes
Brancher les microphones et la sonorisation
2 personnes
Tester les présentations et la vidéo
2 personnes
Installer le buffet café et déjeuner
4 personnes
Mettre les repas diététiques à part
2 personnes
Briefing de l’accueil et de l’équipe salle
3 personnes

Événement

Accueillir et enregistrer les participants
4 personnes
Accompagner les participants à la salle
2 personnes
Lancer le programme d’ouverture
2 personnes
Gérer les présentations et les microphones
2 personnes
Accompagner les intervenants à la scène
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et le buffet
3 personnes
Animer les sessions parallèles
4 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Vérifier les repas adaptés au régime
2 personnes
Débarrasser les tables du déjeuner entre-temps
3 personnes
Soutenir le programme du soir
3 personnes
Préparer les micros de pupitre
2 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Ravitaillez en café et en eau
2 personnes
Accompagner la clôture et le départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les badges et les documents
2 personnes
Ranger les buffets traiteur
4 personnes
Retirer la signalétique et la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audiovisuel
2 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Collecter les déchets et les matériaux recyclables
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Archiver les documents des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables de congrèsqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Lutrin
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 3
Pointeurs laserqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 120

Décoration

Chemins de tableqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 120
Drapeauxqté 6
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que les invitations officielles sont envoyées et traite les premières réponses chaque semaine. Demande immédiatement les besoins alimentaires afin de les transmettre au traiteur avant la confirmation finale.
Confirme les intervenants et les modérateurs avant d’établir le programme définitif. Demande leurs présentations plusieurs jours à l’avance, puis vérifie chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place.
Réserve la salle, le traiteur et l’équipement audiovisuel sur la même base de participants. Prévois une vérification du plan technique avant l’installation des tables, des chaises, de la scène et du pupitre.
Prépare la liste des participants, les badges et les feuilles de présence après la dernière confirmation. Imprime les documents et la signalétique avec une marge pour les changements de dernière minute.
Fais livrer ou récupérer le matériel avant le jour J et contrôle chaque livraison à réception. Teste les microphones, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence gouvernementale ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le principe du programme sont validés, idéalement 6 à 8 semaines avant la conférence. Laisse ensuite au moins 2 semaines pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirme les intervenants et les modérateurs au moins 4 semaines avant l’événement. Demande leurs présentations 7 à 10 jours avant afin de vérifier les formats et la compatibilité technique.
Quand réserver la salle et le matériel audiovisuel ?: Réserve la salle et l’équipement audiovisuel dès que la date est arrêtée, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Demande le plan technique au moins 2 semaines avant l’installation.
Quand préparer les badges et les documents des participants ?: Prépare une première version après la clôture des inscriptions, puis fais la mise à jour finale 24 à 48 heures avant l’accueil. Imprime les documents dès que la liste des participants est suffisamment stable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.