Regierungskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Regierungskonferenz steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Anmeldungen, Diätwünsche, Referierende, Raumaufteilung und Technik müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Registrierung und Raumreservierung. In den letzten 14 Tagen werden Programm, Teilnehmerunterlagen, Beschilderung und Briefings verbindlich. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, eine getestete Präsentationstechnik und ein Registrierungstresen, der mindestens 60 Minuten vor Beginn besetzt ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Offizielle Einladungen verschicken
2 Personen
Das Anmeldeformular öffnen
Erste Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
Referenten und Moderatoren bestätigen
2 Personen
Das endgültige Programm erstellen
2 Personen
Konferenzräume reservieren
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Technischen Lageplan anfordern
Erstellt die Saalaufteilung
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Anwesenheit der Teilnehmenden bestätigen
2 Personen
Ausweise und Anwesenheitslisten erstellen
2 Personen
Präsentationen einsammeln
Prüfen, ob die Präsentationen kompatibel sind
Briefing für Mitarbeitende erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Drucksachen und Beschilderung bestellen
Einkäufe erledigen und Materialien abholen
3 Personen
Eingegangene Lieferungen prüfen
2 Personen
Teilnehmerdokumente drucken
2 Personen
Registrierungstresen abbauen
2 Personen
Saal und Sanitäranlagen überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Registrierungsdesk aufstellen
2 Personen
Namensschilder und Unterlagen bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
Leinwand und Projektor aufstellen
2 Personen
Mikrofone und Beschallungsanlage anschließen
2 Personen
Präsentationen und Video testen
2 Personen
Kaffee- und Mittagsbuffet einrichten
4 Personen
Diätmahlzeiten getrennt bereitstellen
2 Personen
Kurze Einweisung für Registrierungs- und Saalteam
3 Personen

Event

Teilnehmer empfangen und registrieren
4 Personen
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
Eröffnungsprogramm starten
2 Personen
Präsentationen und Mikrofone bedienen
2 Personen
Redner zum Podium begleiten
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke und Buffet auffüllen
3 Personen
Parallelsessions begleiten
4 Personen
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten prüfen
2 Personen
Lunch-Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Abendprogramm unterstützen
3 Personen
Pultmikrofone bereitstellen
2 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Kaffee und Wasser nachfüllen
2 Personen
Abschluss und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Badges und Dokumente einsammeln
2 Personen
Cateringbuffets abräumen
4 Personen
Beschilderung und Dekoration entfernen
3 Personen
Audiovisuelle Geräte abbauen
2 Personen
Möbel zurückstellen
5 Personen
Abfall und Recyclingmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr und Küchenutensilien spülen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Zurückgelassene Sachen prüfen
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KonferenzstühleAnz. 120
KongresstischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
Bühne
Pult
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 3
LaserpointerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 120

Dekoration

TischläuferAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 120
FahnenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die offiziellen Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz und öffne das Anmeldeformular direkt mit einer Frist. So bleiben mindestens 10 Tage, um Nachmeldungen, Absagen und Diätwünsche zu bearbeiten.
Bestätige Referierende und Moderation spätestens 3 Wochen vorher. Fordere Präsentationen 7 Tage vor Beginn an und prüfe jede Datei mindestens einen Werktag vorher auf Laptop-, Beamer- und HDMI-Kompatibilität.
Plane Raumaufteilung und Technik gemeinsam, nicht nacheinander. Prüfe mindestens 2 Stunden vor Einlass Bühne, Pult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Tonmischpult, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker im tatsächlichen Saal.
Erstelle 7 Tage vorher eine Teilnehmerliste, Ausweise, Anwesenheitslisten und einen Ablaufplan mit Kontaktliste. Lege zusätzlich fest, wer Registrierung, Referierende, Technik, Catering und kurzfristige Änderungen betreut.
Kontrolliere Lieferungen und abgeholte Materialien spätestens am Vortag anhand einer Packliste. Stelle Tische und Stühle frühzeitig auf und prüfe Saal sowie Sanitäranlagen 60 Minuten vor dem Einlass nochmals persönlich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Regierungskonferenz planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Einladungen, Anmeldeformular, Räume, Catering und audiovisuelle Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angestoßen werden.
Wann müssen die Präsentationen für eine Regierungskonferenz vorliegen?: Fordere die Präsentationen 7 Tage vor der Konferenz an. Eine technische Prüfung auf den verwendeten Laptops, dem Beamer und der Projektionsleinwand sollte spätestens am Werktag vor der Veranstaltung erfolgen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Regierungskonferenz?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möblierung, Bühne, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Der Registrierungstresen sollte 60 Minuten vor Beginn vollständig besetzt und funktionsfähig sein.
Wann sollte das Catering für eine Regierungskonferenz bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und übermittle die voraussichtliche Teilnehmerzahl zunächst als Schätzung. Die finale Anzahl und erfasste Diätwünsche sollten 7 bis 10 Tage vor der Konferenz bestätigt werden.

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