Checklist pour organiser une conférence de zone

Une conférence de zone se prépare par étapes, des premières réservations jusqu’à l’accueil des participants. Cette checklist couvre le programme, les intervenants, les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de présentation et l’installation des salles. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : badges, plans de parcours, câbles, rallonges et tests techniques. Le jour J, vous saurez quoi vérifier avant l’ouverture des portes et dans quel ordre installer les espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Paramétrer le formulaire d’inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes et les plans de parcours
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Lancer les présentations
2 personnes
Tester les micros et le son
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Remettre les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ranger la salle de pause
2 personnes
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de maquillageqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 3
Routeur wifi
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 120
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Confirmez ensuite chaque intervenant, son sujet et le format de sa présentation au moins 2 à 3 semaines avant la conférence.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir une liste définitive des participants, préparer les badges et transmettre au traiteur le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires. Une confirmation finale 5 à 7 jours avant l’événement limite les changements de dernière minute.
Rassemblez les présentations sur un même ordinateur ou une clé USB et testez chaque fichier avec le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs. Gardez au moins 2 câbles HDMI, 2 rallonges et plusieurs multiprises de secours.
Imprimez les programmes, les plans de parcours et les badges avant l’arrivée sur site. Préparez la table d’inscription avec les listes alphabétiques, puis prévoyez un espace séparé pour les manteaux et les déchets.
Arrivez au minimum 2 heures avant l’accueil pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, brancher le matériel et aménager l’espace traiteur. Faites un dernier test de projection et de son avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence de zone ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les inscriptions et fixez une date limite claire pour recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirmez les intervenants et leurs sujets 2 à 3 semaines avant la conférence. Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant afin de pouvoir les tester sur l’ordinateur et le projecteur.
Quand commander le catering pour une conférence de zone ?: Passez la commande 5 à 7 jours avant l’événement, après une première vérification des inscriptions et des régimes alimentaires. Revérifiez le nombre définitif de repas 48 heures avant si le traiteur l’accepte.
À quelle heure faut-il installer la salle ?: Prévoyez une arrivée au moins 2 heures avant l’ouverture. Comptez environ 60 minutes pour les tables, les chaises et les espaces d’accueil, puis 30 minutes pour les branchements et les tests audio et vidéo.

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