Gebietskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Gebietskonferenz müssen Programm, Referenten, Anmeldung, Räume und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Raumplanung und arbeite dich anschließend über Einladungen, Teilnehmerdaten und Präsentationen bis zum Aufbau vor. Plane feste Fristen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die technische Prüfung ein. So bleiben am Veranstaltungstag vor allem Registrierung, Raumwechsel und die Betreuung der Redner.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformular einrichten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen
2 Personen
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme und Streckenkarten drucken
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Präsentationen starten
2 Personen
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Zeitplan überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Pausenraum aufräumen
2 Personen
Snacks zum Aperitif bereitstellen
3 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Präsentationen digital teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
UmkleidetischeAnz. 4
RednerstühleAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-SticksAnz. 3
WLAN-Router
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
BlumenarrangementsAnz. 8
FahnenAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Räume mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Reserviere dabei nicht nur den Konferenzraum, sondern auch Bereiche für Registrierung, Catering und Garderobe.
Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor der Gebietskonferenz. Setze den Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Teilnehmerliste und Namensschilder rechtzeitig fertig werden.
Fordere Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Veranstaltung an und prüfe jede Datei auf Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Lege zusätzlich USB-Sticks als Reserve bereit.
Bestelle das Catering erst nach der Prüfung der Anmeldungen und Ernährungswünsche. Rechne die endgültige Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher an den Caterer weiter und plane Wasser, Kaffee sowie Geschirr für alle Teilnehmenden ein.
Plane für das Öffnen der Location und den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, WLAN und Verlängerungskabel vor der Registrierung und stelle den Registrierungstisch mit Namensschildern und Programmen zuerst bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gebietskonferenz organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und Referenten. Die Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Teilnehmerzahl für eine Gebietskonferenz feststehen?: Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dann noch einmal Anmeldungen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Cateringmenge.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gebietskonferenz?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Registrierung, Catering und Technik ein. Für einen vollständigen Mikrofon- und Präsentationstest sollte zusätzlich etwa 30 Minuten eingeplant werden.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere die Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Gebietskonferenz an. So bleibt Zeit für einen Test mit Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Klicker sowie für eine Ersatzkopie auf USB-Stick.

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