Fotowettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Fotowettbewerb braucht mehr Vorbereitung als nur Kameras und Fotoaufgaben. Du musst Regeln, Kategorien, Route und Fotopunkte festlegen, Anmeldungen verwalten und Jury sowie Betreuung koordinieren. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege, vollständige Teilnehmerinformationen und funktionierende Technik. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig erst kurz vor dem Start auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Thema und Kategorien festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
Ort und Zeiten bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Route und Fotopunkte ausarbeiten
3 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teams und Betreuer einteilen
2 Personen
Jurykriterien drucken
Teilnehmerinformationen versenden
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
Fotomaterial prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fotoaufgaben ausdrucken
2 Personen
Teilnehmerlisten bereitlegen
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Fotopunkte markieren
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Essen und Getränke bereitstellen
3 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Wettkampf erklären
2 Personen
Fototour betreuen
6 Personen
Zwischenstand und Zeit im Blick behalten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Fotos einsammeln
3 Personen
Fotos sicher speichern
2 Personen
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
Fotos präsentieren
3 Personen
Jury lässt Fotos bewerten
4 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fotomaterial einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fotos und Ergebnisse archivieren
2 Personen
Gewinnerfotos veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- PartyzelteAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FotokamerasAnz. 6
- SpeicherkartenleserAnz. 3
- USB-SticksAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HandyladegeräteAnz. 6
Beleuchtung
- BaustrahlerAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Spielmaterial
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 60
- StifteAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 70
- JuryformulareAnz. 100
- FotoaufträgeAnz. 60
- RoutenpläneAnz. 20
- KegelAnz. 20
- LaminierhüllenAnz. 30
Dekoration
- WettkampfplakateAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- PreisanzeigenAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkesselAnz. 2
- IsolierkistenAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- SpülwannenAnz. 3
Preise
- TrophäenAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 12
- ZertifikateAnz. 60
Tipps
- Lege Regeln, Thema und Kategorien fest, bevor du Einladungen verschickst. So können sich die Teilnehmenden gezielt vorbereiten und du vermeidest Rückfragen zu Bildformat, Abgabe und Bewertung.
- Plane Route und Fotopunkte mit einem Zeitpuffer. Markiere die Punkte vor dem Start und gib Routenpläne sowie Sicherheitsanweisungen aus, damit Teams nicht erst vor Ort nach dem nächsten Ort suchen.
- Prüfe Fotokameras, Speicherkartenleser, Laptops und USB-Sticks spätestens am Vortag. Teste außerdem Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel gemeinsam, statt jedes Gerät erst beim Aufbau anzuschließen.
- Bereite Juryformulare und Kriterien in der benötigten Anzahl vor und lege sie an einem festen Juryplatz bereit. Preise und Zertifikate solltest du ebenfalls vor dem Veranstaltungstag vollständig zusammenstellen.
- Richte den Anmeldebereich vor dem Öffnen der Location ein: Teilnehmerlisten, Namensaufkleber, Klemmbretter und Stifte müssen sofort griffbereit sein. Plane Essen und Getränke erst nach der Erfassung von Ernährungswünschen endgültig ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Fotowettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Regeln, Thema, Kategorien und Ort. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Route und Teilnahmeinformationen feststehen.
- Was braucht man für einen Fotowettbewerb?
- Du brauchst unter anderem Fotokameras, Fotoaufträge, Routenpläne, Juryformulare sowie Technik zur Sichtung oder Präsentation. Für den Ablauf kommen Teilnehmerlisten, Namensaufkleber, Klemmbretter und Stifte hinzu.
- Wie viel Zeit braucht ein Fotowettbewerb am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau, Techniktest und den Anmeldebereich ein. Zusätzlich solltest du Zeit für die Ausgabe der Aufgaben, die Abgabe der Bilder und die Bewertung durch die Jury einrechnen.
- Wann sollte die Jury eingeladen werden?
- Lade die Jurymitglieder ein, sobald Thema, Kategorien und Ort festgelegt sind, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Schicke ihnen die Bewertungskriterien spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb.
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