Organiser un concours de tir à l’arc sans rien oublier

Un concours de tir à l’arc se prépare dans un ordre précis : le format et le règlement d’abord, puis le lieu, la sécurité et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à répartir les groupes, confirmer les horaires et contrôler chaque équipement. Cette checklist couvre les 76 tâches et 57 fournitures du plan, du premier repérage jusqu’à la remise des prix. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les autorisations, les besoins alimentaires ou les flèches de rechange.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations
Définir les membres du jury
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Préparer les cartes de match
2 personnes
Commander les prix et médailles
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier les arcs et les flèches
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Déterminer la direction des tirs
2 personnes
Délimiter les stands de tir
4 personnes
Installer des filets de sécurité
4 personnes
Installer les cibles
4 personnes
Marquer les lignes de tir
3 personnes
Marquer les files d'attente
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les arcs et les flèches
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Accompagner les tirs d'essai
4 personnes
Animer le tour de compétition
6 personnes
Collecter les scores
3 personnes
Remplacer les cartes-cibles
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Récupérer les arcs et les flèches
3 personnes

Suivi

Fermer la zone de but
3 personnes
Emballer le matériel de sport
4 personnes
Retirer les filets de sécurité
4 personnes
Démonter les cages de but
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Arcs de compétitionqté 30
Arches de rechangeqté 5
Flèches de compétitionqté 120
Flèches de rechangeqté 30
Combinaisons de cibleqté 10
Ciblesqté 80
Supports de cibleqté 10
Filets de sécuritéqté 8
Carquoisqté 35
Protège-brasqté 35
Protège-doigtsqté 35
Supports d'archeqté 12
Supports pour flèchesqté 12
Stylos pour ciblesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Jumellesqté 3
Chercheurs de flèchesqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 10

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tentes de réceptionqté 3
Table de comptoir
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 8
Calculatricesqté 4
Panneaux d’affichageqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Nappe de remise des prix

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format, le règlement et le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions : ces éléments déterminent le nombre de cibles, les horaires et l’organisation des groupes.
Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, composer les groupes de départ et publier les horaires.
Préparez une solution pour chaque panne ou perte : prévoyez des arcs et des flèches de rechange, puis vérifiez séparément les supports, les cibles, les protections et le matériel de marquage.
Ne vous limitez pas au matériel sportif. Les filets de sécurité, le ruban de balisage, les cônes, les gilets, les trousses de premiers secours et les packs de froid doivent être accessibles avant l’arrivée des participants.
La veille, contrôlez la météo, récupérez les clés du lieu et rappelez les participants. Le jour même, installez d’abord la sécurité et les cibles, puis les tables, les chaises, la sonorisation et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les prix.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de tir à l’arc ?: Fermez la liste environ 7 jours avant l’événement. Il restera assez de temps pour répartir les participants, préparer les cartes de match et publier les heures de départ.
Combien de temps avant faut-il vérifier la sécurité du terrain ?: Faites une première vérification au moins 2 semaines avant, puis un contrôle final la veille. Vérifiez notamment les filets, le balisage, les accès, les zones de tir et les trousses de premiers secours.
Que faut-il prévoir en cas de pluie ou de vent ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis à nouveau la veille. Confirmez les tentes, sécurisez les supports et définissez à l’avance les conditions qui imposent une modification ou un report du concours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.