Checklist pour organiser un concours de tir à l’arc

Un concours de tir à l’arc demande une préparation précise, surtout autour de la sécurité et de l’organisation des couloirs de tir. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : format, lieu, autorisations, inscriptions, matériel et installation. Prévoyez aussi le suivi des scores, les récompenses et l’accueil des participants. Les derniers contrôles se font sur place, après vérification de la météo et du balisage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les cartes de score
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Vérifier le matériel de tir à l’arc
2 personnes
Trier les flèches
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
2 personnes
Marquer la direction du tir
2 personnes
Délimiter la zone de sécurité
3 personnes
Installer les buts
4 personnes
Délimiter les couloirs de tir
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles de départ
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer le tour d’essai
4 personnes
Animer le tour de compétition
5 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les flèches
4 personnes
Animer la finale
5 personnes
Déterminer les scores finaux
2 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer le matériel de tir à l’arc
4 personnes
Retirer les marquages cibles et les barrières
4 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Stocker les restes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Arcs de tir à l’arcqté 12
Arches de rechangeqté 2
Flèches de compétitionqté 72
Flèches de rechangeqté 24
Combinaisons de cibleqté 6
Ciblesqté 12
Supports de marquage cibleqté 6
Carquoisqté 12
Protège-brasqté 12
Protège-doigtsqté 12
Sacs de flèchesqté 4
Mètres rubansqté 3
Corde de rechangeqté 6
Kit d’entretien de l’arcqté 2
Poteaux de balisageqté 30
Ruban de balisageqté 6
Marquage de la ligne de tirqté 4
Drapeaux de recherche de flèchesqté 6
Signaux de départ et d’arrêtqté 2

Équipement

Mégaphone
Téléphone mobileqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Trousse de premiers secours
Gel hydroalcooliqueqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format, les catégories et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une date limite d’inscription suffisamment tôt pour imprimer la liste des participants et préparer les cartes de score.
Traitez les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité plusieurs semaines avant le concours. La zone de tir, les couloirs et la direction des tirs doivent être validés avant l’arrivée du public.
Contrôlez chaque arc, chaque flèche et chaque cible avant l’installation. Gardez des flèches, des cordes et des arcs de rechange disponibles : une panne le jour même peut rapidement retarder toute une série.
Répartissez les bénévoles par rôle avant le jour J : inscription, contrôle du pas de tir, recherche des flèches, résultats et ravitaillement. Une personne doit pouvoir donner clairement les signaux de départ et d’arrêt au mégaphone.
Installez d’abord le balisage et la zone de sécurité, puis les cibles et les couloirs de tir. Prévoyez au moins 60 minutes de contrôle final sur place pour vérifier les distances, les supports, les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, lancer les inscriptions, répartir les bénévoles et préparer le matériel.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à un concours de tir à l’arc ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, de préparer les cartes de score et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le terrain ?: Comptez au moins 2 à 3 heures pour le balisage, la zone de sécurité, les cibles, les couloirs de tir et l’accueil. Ajoutez 60 minutes de vérification finale avant l’arrivée des archers.
Que faut-il vérifier la veille d’un concours de tir à l’arc ?: Vérifiez la météo, l’état des arcs et des flèches, les cibles, les signaux de départ et d’arrêt, les scores et les récompenses. Refroidissez aussi les boissons et préparez les en-cas la veille si possible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.