Checklist pour organiser un concours de talents

Un concours de talents demande plus qu’une scène et des candidats. Il faut cadrer les inscriptions, confirmer les besoins techniques, préparer le jury et coordonner les passages le jour J. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 54 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous saurez quand réserver l’animateur, récupérer les fichiers musicaux, tester la sonorisation et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Réserver un animateur
Organiser l'accompagnement musical
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Demander les besoins techniques
Établir les critères du jury
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Commander les prix
Faire les réservations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Élaborer le déroulé
2 personnes
Publier les informations au public
Imprimer la liste des participants
Rassembler les fichiers musicaux
Préparer les certificats
Afficher la promotion
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix et le matériel
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Orienter les participants vers le vestiaire
2 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Assurer le mot de bienvenue
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
3 personnes
Gérer la musique pendant les spectacles
Changer les microphones
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Assurer le programme de la pause
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Recueillir l’évaluation finale
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer les remerciements
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Partager les résultats avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Table d’enregistrement
Table du jury

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Passe-câblesqté 8

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bâche de fond
Papier étoilesqté 4
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2

Catering

Prixqté 3
Rubans de médailleqté 3
Certificatsqté 30
Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez assez d’espace pour la scène, la table d’enregistrement, le jury, les coulisses et les chaises du public.
Demandez les besoins techniques dès l’inscription. Regroupez ensuite les fichiers musicaux sur un ordinateur portable et testez chaque micro, câble audio, boîtier DI et rallonge avant l’arrivée du public.
Arrêtez les critères du jury avant de confirmer les participants. Préparez un formulaire par membre du jury, avec les mêmes critères et une place pour les commentaires.
Préparez un déroulé minuté, incluant l’accueil, les changements de plateau, les pauses et la remise des prix. Ajoutez une marge de 5 à 10 minutes pour les imprévus techniques.
Ne laissez pas les bénévoles sans poste précis : répartissez-les entre l’enregistrement, les coulisses, l’accompagnement des candidats, le public et le rangement. Confirmez leurs horaires au moins 7 jours avant.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de talents ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le concours. Laissez au minimum 3 semaines pour recevoir les candidatures, puis gardez 10 à 14 jours pour les traiter et confirmer les participants.
Quel matériel faut-il tester avant un concours de talents ?: Testez la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de micro, les enceintes, les subwoofers, l’ordinateur, les câbles, les boîtiers DI et les projecteurs LED. Faites un test complet 2 à 3 jours avant, puis une vérification rapide le jour même.
Combien de temps prévoir pour les changements entre deux candidats ?: Prévoyez 3 à 5 minutes entre deux passages simples et davantage pour un instrument ou une installation spécifique. Ajoutez une pause d’au moins 10 minutes après 45 à 60 minutes de programme.
Quand commander les prix et préparer les certificats ?: Commandez les prix au moins 3 semaines avant l’événement afin de laisser du temps en cas de retard. Préparez les certificats dès que la liste des participants est confirmée, idéalement 7 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.