Talentshow organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Talentshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf und getesteter Technik. Lege zuerst Ort, Datum und Anmeldeweg fest, bevor du Jury, Moderation und Musikbegleitung anfragst. Danach müssen Auftritte, technische Anforderungen und Jurykriterien zusammengeführt werden. Plane außerdem Check-in, Umkleide, Preise und Helfer so, dass am Veranstaltungstag niemand nebenbei improvisieren muss. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
Moderator festlegen
Musikbegleitung organisieren
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programmablauf erstellen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen erfragen
Jurykriterien festlegen
2 Personen
Juryformulare erstellen
Preise bestellen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Teilnehmerliste ausdrucken
Musikdateien sammeln
Zertifikate vorbereiten
Werbung aufhängen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise und Materialien prüfen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Teilnehmer in den Umkleideraum weisen
2 Personen
Eröffnungsmusik starten
Begrüßungswort übernehmen
Programm ankündigen
Auftritte betreuen
3 Personen
Musik während der Auftritte steuern
Mikrofone wechseln
2 Personen
Juryformulare austeilen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Pausenprogramm gestalten
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
3 Personen
Abschlussbewertung einholen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
2 Personen
Dankeswort vorbereiten
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ergebnis mit den Teilnehmern teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
Check-in-Tisch
Jurytisch

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
KabelmattenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 12
Hintergrundtuch
SternenfolieAnz. 4
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 2

Catering

PreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 3
ZertifikateAnz. 30
Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Datum und ein realistischer Anmeldeschluss feststehen. Frage direkt nach Auftrittsdauer, benötigter Musik und besonderen technischen Anforderungen – so vermeidest du Überraschungen in der letzten Woche.
Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Lege spätestens 7 Tage vorher eine vollständige Version an und teste jede Datei auf dem Laptop über Mischpult und Lautsprecher.
Plane für Jury und Moderation feste Unterlagen ein: Kriterien, Bewertungsformulare, Teilnehmerliste und Ablaufplan sollten mindestens 1 Tag vorher ausgedruckt und sortiert sein.
Teste die komplette Ton- und Lichttechnik spätestens am Vortag. Prüfe dabei Funkmikrofone, Audiokabel, DI-Boxen, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien – nicht nur, ob einzelne Geräte eingeschaltet werden können.
Teile Helfer nach konkreten Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für den Check-in, eine für die Bühne und eine für die Umkleide. Kabelmatten, Klebeband und Kabelbinder gehören vor dem Einlass an die vorgesehenen Stellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Anmeldung und Jury. Spätestens 2 Wochen vor der Show sollten Teilnehmer bestätigt, Programm und Helfereinteilung festgelegt sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Talentshow schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 14 Tage, um Rückfragen, technische Anforderungen, Musikdateien und den Programmablauf zu klären.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Talentshow?: Plane mindestens 2 Stunden für einen vollständigen Test ein, idealerweise am Vortag. Prüfe jeden Mikrofonkanal, Musikübergang, Lautsprecher, Lichtspot und jedes Verlängerungskabel mit dem tatsächlichen Aufbau.
Was muss am Tag der Talentshow zuerst passieren?: Richte zuerst Bühne, Jurytisch, Check-in und Umkleide ein und teste anschließend Ton und Licht. Plane dafür mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, damit ein fehlendes Kabel oder eine unklare Musikdatei noch ersetzt werden kann.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.