Checklist pour organiser un concours de sports canins

Un concours de sports canins demande une préparation précise, car les inscriptions, les parcours et l’accueil des chiens doivent être coordonnés. Commence par publier le règlement et ouvrir les inscriptions, puis fixe les jurés, les bénévoles et le plan du terrain. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, les numéros de départ, les listes et la météo. Le jour J, prévois un accueil clairement séparé du terrain de compétition et plusieurs points d’eau pour les chiens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Établir les listes de départ
2 personnes
Confirmer les jurés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du matériel
Créer l’agencement du parking
Créer le plan du terrain de compétition
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Commander les dotations et les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Trier les dossards et les formulaires
2 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter le ring de compétition
4 personnes
Monter les obstacles
5 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le système d’annonce
2 personnes
Disposer les dossards
2 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les chiens et les accompagnateurs
3 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Accompagner les épreuves
8 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Traiter les feuilles de scores
3 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la piste
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la propreté du terrain de concours
2 personnes
Compléter l'eau pour chiens
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Annoncer les résultats finaux
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
6 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Ranger les restes du catering
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Obstacles de compétitionqté 20
Barrières circulaires
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Numéros de départqté 80
Gamelles d'eau pour chiensqté 12
Seaux d'eauqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 24
Panneaux de scoreqté 3
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Siffletsqté 4
Chemises à pinceqté 8
Cônesqté 20
Sachets de récompenseqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ferme les inscriptions assez tôt pour établir les listes de départ et attribuer les numéros. Envoie les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant le concours.
Prépare un plan du terrain avec les obstacles, les barrières, le balisage et les zones réservées au public. Garde une circulation distincte entre le parking, l’accueil et les parcours.
Désigne les bénévoles par poste et par horaire : accueil, stationnement, remise des dossards, assistance au jury et nettoyage. Prévois au moins une personne de remplacement par poste clé.
Vérifie le matériel de chronométrage et de sonorisation avant l’ouverture. Teste les microphones, rallonges et multiprises sur place au moins 2 heures avant le premier départ.
Installe des gamelles et des seaux d’eau à plusieurs endroits, ainsi que des sacs à déjections près des zones de passage. Une réserve de sacs et d’eau évite les ruptures pendant la journée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de sports canins ?: Ouvre les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Clôture-les environ 10 jours avant le concours afin de traiter les demandes alimentaires, préparer les listes et attribuer les numéros de départ.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concours canin ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tentes, tables, barrières, obstacles, panneaux et la sonorisation. Ajoute 30 minutes pour tester les chronomètres et vérifier le parcours avant l’arrivée des concurrents.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les horaires, le plan du site, les consignes de stationnement et les modalités d’accueil 7 à 10 jours avant l’événement. Un rappel la veille peut préciser les changements liés à la météo.
Quelle quantité d’eau prévoir pour les chiens ?: Prévois plusieurs points d’eau et une réserve suffisante pour toute la journée, en augmentant les quantités par forte chaleur. Contrôle les gamelles toutes les 30 à 60 minutes et remplis-les avant qu’elles soient vides.

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