Organiser un concours de saut sans rien oublier

Un concours de saut demande une préparation précise, surtout autour des inscriptions, du parcours et de la sécurité des chevaux et des participants. Commence par réserver le terrain, fixer le règlement et confirmer les personnes qui encadrent l’épreuve. Les listes de départ, les numéros, les prix et la sonorisation doivent être prêts avant l’arrivée des concurrents. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations à l’installation du secrétariat et du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir les listes de départ
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Confirmer le créateur de parcours
Confirmer le présentateur
Faire les réservations pour le matériel
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Inspecter le terrain de compétition
2 personnes
Barrer le parking
3 personnes
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Monter les obstacles de saut
4 personnes
Préparer la zone d’accès
3 personnes
Aménager les box et les espaces de pansage
3 personnes
Installer les barrières de foule
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les numéros et les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Diriger les chevaux vers l'ordre de départ
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Ouvrir la compétition
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Accompagner les cavaliers jusqu’à la piste
2 personnes
Chronométrer
2 personnes
Traiter les résultats du concours
2 personnes
Réparer le parcours
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Publier les derniers résultats
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les obstacles de saut
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les écuries et les aires de pansage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Archiver les résultats
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 12
Poutres d'équilibreqté 30
Cuillères à pénicheqté 24
Poteaux de sponsoringqté 12
Panneaux de dressageqté 4
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 40
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Dossardsqté 80
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 20
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Pellesqté 3
Ancrages de clôtureqté 40
Rubans de prixqté 30
Prix des gobeletsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Chronomètresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloireqté 2
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Boîtes à biscuitsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes LEDqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement et les conditions d’inscription avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Confirme le créateur de parcours, les jurés et le présentateur au plus tard 7 jours avant l’épreuve. Sans ces confirmations, il devient difficile de finaliser les horaires et les listes de départ.
Imprime les listes de départ et prépare les numéros avant le jour J. Garde une version numérique sur l’ordinateur portable afin de pouvoir corriger rapidement une modification de dernière minute.
Inspecte le terrain de compétition avant d’installer les obstacles, les barrières et les ancrages de clôture. Vérifie aussi les sorties de secours, les numéros d’urgence et le plan de stationnement avant l’ouverture du parking.
Installe le secrétariat, la table du jury et la sonorisation assez tôt pour faire un essai des microphones et des haut-parleurs. Prévois au moins 60 minutes entre la fin du montage du parcours et l’accueil des premiers participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concours de saut ?: Envoie-les au moins 4 semaines avant la date du concours. Cela laisse environ 2 semaines pour recevoir les inscriptions, puis quelques jours pour établir et transmettre les listes de départ.
Quand confirmer le jury et le créateur de parcours ?: Confirme-les idéalement 7 jours avant l’épreuve. Tu peux ainsi régler les horaires, le règlement et les besoins spécifiques avant d’imprimer les documents.
Quel matériel prévoir pour un concours de saut ?: Prévois les obstacles, les cônes, les barrières de sécurité, les numéros de départ, les dossards et les chronomètres. Ajoute au minimum une table d’inscription, une table du jury, une imprimante et un système de sonorisation.
Combien de temps prévoir pour installer le parcours ?: Réserve au moins 2 heures pour inspecter le terrain, positionner les obstacles et sécuriser la zone. Termine l’installation au moins 60 minutes avant l’arrivée des premiers concurrents pour garder une marge de correction.

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