Schilderwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een schilderwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen doeken en verf klaarzetten. Je moet vooraf het concept, de regels, jury en inschrijving vastleggen en tijd reserveren voor deelnemerslabels, wedstrijdnummers en beoordelingsformulieren. Op de dag zelf draait alles om een vlotte registratie, goed ingerichte schilderplekken en getest licht en stroom. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar de ontvangst en uitvoering zonder belangrijke voorbereidingen over het hoofd te zien.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Catering bestellen
Materialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerslabels voorbereiden
2 personen
Wedstrijdnummers klaarleggen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Easels en schilderplekken plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Schildermaterialen verdelen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Schilderwedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Schilderijen innemen
3 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Schilderijen tentoonstellen
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
Deelnemers laten afhalen
2 personen
Nazorg
Schildermaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongehaalde werken bewaren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 55
- Easelsaantal 45
- Registratietafel
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Acculampenaantal 6
- Bluetoothspeaker
- Koelboxenaantal 3
Kunstmateriaal
- Schilderdoekenaantal 50
- Acrylverfsetsaantal 50
- Penselensetsaantal 50
- Mengpalettenaantal 50
- Waterbekersaantal 55
- Schilderspalettenaantal 10
- Potlodenaantal 60
- Gummenaantal 30
- Puntenslijpersaantal 10
- Schortenaantal 50
- Schilderstapeaantal 12
- Tafelfolieaantal 12
- Droogrekkenaantal 6
- Doeken voor kwastenaantal 50
Registratie
- Deelnemerslabelsaantal 60
- Wedstrijdnummersaantal 60
- Pennenaantal 30
- Clipboardsaantal 10
- Beoordelingsformulierenaantal 15
- Certificatenaantal 10
Decoratie
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
- Prijstafelkleed
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplateausaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponsjesaantal 10
- Handvegersaantal 3
- Vuilniszakhoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdregels uiterlijk 3 weken vooraf vast. Noteer onder meer de schildertijd, het formaat van het doek, toegestane materialen en de manier waarop de jury beoordeelt.
- Sluit inschrijvingen niet pas op de wedstrijddag. Controleer de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat catering en labels kloppen.
- Plan de inrichting minimaal 2 uur voor aanvang. Zet tafels, stoelen en easels neer, maak per deelnemer een schilderplek en houd een aparte registratietafel vrij voor labels, nummers en formulieren.
- Test verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór deelnemers binnenkomen. Leg schilderstape en tafelfolie klaar om werkoppervlakken te beschermen en controleer of er voldoende afvalbakken en droogruimte zijn.
- Zet prijzen, certificaten en beoordelingsformulieren vóór de start op één vaste plek klaar. Reserveer na de eindtijd minstens 30 minuten voor jurering, het verzamelen van werk en het uitreiken van de uitslag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schilderwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met concept, datum, locatie, regels en jury. Verstuur uitnodigingen en promotie vervolgens uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd, zodat je tijd hebt om aanmeldingen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een schilderwedstrijd klaar te zetten?
- Reken op minstens 2 uur voor tafels, stoelen, easels, registratie, materialen en techniek. Plan daarnaast 30 minuten extra als de locatie nog moet worden schoongemaakt of de stroomvoorziening moet worden getest.
- Wat moet ik voor elke deelnemer klaarleggen bij een schilderwedstrijd?
- Leg per deelnemer een doek, verfset, penselenset, mengpalet, waterbeker, schort en een wedstrijdnummer klaar. Voeg een deelnemerslabel en schrijfbenodigdheden toe aan de registratietafel, zodat de ontvangst per persoon hooguit enkele minuten duurt.
- Wanneer moet ik de jury en beoordelingsformulieren regelen?
- Leg de jury uiterlijk 3 weken vooraf vast en bespreek dan meteen de beoordelingscriteria. Print of maak de beoordelingsformulieren uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijd klaar en leg ze per jurylid apart klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!