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Malwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Malwettbewerb braucht mehr Vorbereitung als Leinwände und Farbe. Du musst Regeln, Anmeldung und Jury früh festlegen und am Veranstaltungstag Registrierung, Arbeitsplätze, Licht und Material koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Teilnehmenden. Besonders leicht vergessen werden Startnummern, Bewertungsformulare, trockene Ablageflächen und die Erfassung von Ernährungswünschen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfkzept festlegen

    2 Personen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Spielregeln festlegen

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate bestellen

  • Catering bestellen

  • Materialien einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmerausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Wettkampfnummern bereitlegen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Staffeleien und Malplätze aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung und Strom testen

    2 Personen

  • Malmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Wettkampfregeln erläutern

  • Malwettbewerb betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Gemälde entgegennehmen

    3 Personen

  • Jurybewertung begleiten

    3 Personen

  • Gemälde ausstellen

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise und Zertifikate überreichen

    2 Personen

  • Teilnehmer abholen lassen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Malmaterialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht abgeholte Arbeiten aufbewahren

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 55
  • StaffeleienAnz. 45
  • Registrierungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Akku-LampenAnz. 6
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • KühlboxenAnz. 3

Kunstmaterial

  • LeinwändeAnz. 50
  • AcrylfarbsetsAnz. 50
  • PinselsetsAnz. 50
  • MischpalettenAnz. 50
  • WasserbecherAnz. 55
  • MalerpalettenAnz. 10
  • BleistifteAnz. 60
  • RadiergummisAnz. 30
  • BleistiftspitzerAnz. 10
  • SchürzenAnz. 50
  • AbdeckbandAnz. 12
  • TischfolieAnz. 12
  • TrockengestelleAnz. 6
  • Tücher für PinselAnz. 50

Registrierung

  • TeilnehmerausweiseAnz. 60
  • StartnummernAnz. 60
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 10
  • BewertungsformulareAnz. 15
  • ZertifikateAnz. 10

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • Preistischdecke

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 10
  • HandfegerAnz. 3
  • MüllsackhalterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema, Zeitlimit und Bewertungskriterien mindestens 4 Wochen vorher fest. Die Jury kann dann einheitlich bewerten, statt Regeln während des Wettbewerbs zu klären.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Prüfe danach die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche sowie die benötigte Anzahl an Teilnehmerausweisen und Startnummern.
  • Plane pro Malplatz mindestens eine Leinwand, ein Acrylfarbset, ein Pinselset und einen Wasserbecher ein. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, besonders bei Pinseln und Bleistiften.
  • Baue Registrierungstisch, Staffeleien und Malplätze spätestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Verlängerungskabel und Akku-Lampen bei aufgebauten Tischen, nicht erst beim Einlass.
  • Richte einen trockenen Bereich für fertige Bilder ein und beschrifte ihn mit Startnummern. Bestelle Preise und Zertifikate spätestens 2 bis 3 Wochen vorher, damit fehlende Auszeichnungen nicht am Veranstaltungstag auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Malwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Ort und Datum, Wettbewerbskonzept, Regeln, Jury und Anmeldung sollten in den ersten 2 Wochen feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Malwettbewerb geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben dir mehrere Tage für Teilnehmerliste, Ausweise, Startnummern, Catering und Materialmengen.
Wie viel Material brauche ich pro Teilnehmer beim Malwettbewerb?
Rechne pro Person mit einer Leinwand, einem Acrylfarbset, einem Pinselset, einer Mischpalette und einem Wasserbecher. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatz ein, damit beschädigte oder fehlende Teile nicht den Ablauf stoppen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Malwettbewerbs?
Plane mindestens 2 Stunden für Reinigung, Tische und Stühle, Staffeleien, Registrierungstisch, Beleuchtung, Strom und Materialverteilung ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden sind 3 Stunden mit mehreren Helfenden realistischer.

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