Checklist pour organiser un concours de dressage

Un concours de dressage repose sur une organisation précise, bien avant l’arrivée des chevaux. Commencez par fixer la date, réserver le site et vérifier le règlement, puis construisez progressivement les épreuves, le jury et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les horaires de départ, le stationnement, la restauration et les documents imprimés. Cette checklist vous aide à suivre les 83 tâches du plan dans le bon ordre et à prévoir le matériel utilisé le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Vérifier le règlement de la compétition
Définir les classes de compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
Contacter le ringmaster
Contacter les commissaires de ring
Mettre en place l’organisation vétérinaire
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Définir l’ordre de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Confirmer les participants
Répartir les emplacements de parking
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Commander le catering
Commander les prix et les rubans
Imprimer les formulaires de compétition
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
Monter le carré de dressage
5 personnes
Installer les lettres de dressage
3 personnes
Installer la table du jury
3 personnes
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Marquer les emplacements de parking
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Briefer les bénévoles
8 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les chevaux
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les places de stationnement
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Annoncer la liste de départ
Guider les chevaux vers le manège
3 personnes
Veiller à l'ordre de départ
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Vérifier les scores intermédiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le terrain et les chevaux
3 personnes
Imprimer les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Annoncer les résultats
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Accompagner la sortie des chevaux
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
Ranger l’espace public
4 personnes
Vider la salle du jury
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Archiver le matériel de score
Publier les résultats
Vérifier et ranger les prix
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 2
Chaises de juryqté 6
Tables hautesqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Barrières de dressageqté 36
Lettres de dressageqté 12
Numéros de départqté 60
Cônesqté 24
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Brossesqté 6
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 3
Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Laminatrice

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Poubellesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières de compétitionqté 6
Rubans de prixqté 30
Rosettesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le site au moins 4 à 6 mois à l’avance. Gardez une marge pour vérifier le règlement applicable et confirmer les classes proposées avant d’ouvrir les inscriptions.
Constituez l’équipe officielle avant la publication des invitations : jury, ringmaster, commissaires de piste et organisation vétérinaire doivent connaître leur rôle au minimum 6 semaines avant le concours.
Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis prévoyez 3 à 5 jours pour enregistrer les droits, vérifier les besoins alimentaires et mettre à jour la liste des participants.
Publiez l’ordre et les heures de départ 7 à 10 jours avant l’épreuve. Envoyez en même temps les consignes pratiques, les numéros de départ, le plan de stationnement et les horaires d’arrivée.
Faites l’inventaire du site la veille : barrières et lettres de dressage, tables du jury, chaises, sonorisation, talkies-walkies, rallonges, imprimante et consommables. Prévoyez aussi des brosses, brouettes, fourches à foin, bacs à eau et gamelles pour les chevaux.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de dressage ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant le concours, une fois les classes, le règlement et les membres du jury confirmés. Fixez la clôture au moins 10 jours avant l’épreuve pour avoir le temps de traiter les dossiers et d’établir l’ordre de départ.
Quand publier les heures de départ d’un concours de dressage ?: Publiez-les idéalement 7 à 10 jours avant le concours, après la mise à jour définitive des participants. Envoyez les informations pratiques au même moment afin que chaque cavalier puisse organiser son arrivée et son stationnement.
Quel matériel prévoir pour un concours de dressage ?: Prévoyez le matériel de piste, les lettres de dressage, les barrières, les numéros de départ, les cônes et le ruban de balisage. Pour le secrétariat et les officiels, comptez aussi un ordinateur, une imprimante, des rallonges, des multiprises, un microphone et des talkies-walkies.
Quand commander les prix et les rubans pour un concours de dressage ?: Passez la commande au moins 4 semaines avant la date du concours. Ce délai laisse le temps de vérifier les catégories, les quantités et les éventuelles corrections avant la remise des récompenses.

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