Checklist para organizar una competición de doma

Organizar una competición de doma exige coordinar reglamento, pista, participantes y personal sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el orden de trabajo desde la reserva del recinto hasta la entrega de la información final. Incluye también los puntos que suelen retrasarse: jueces, servicio veterinario, inscripciones, horarios de salida y aparcamiento. Úsala como plan de control para repartir responsabilidades y comprobar cada detalle antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del partido
2 personas
Reservar el recinto de la competición
Comprobar el reglamento del concurso
Determinar las categorías de competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Contactar al maestro de ceremonias
Contactar con los jefes de pista
Concertar el servicio veterinario
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Procesar las inscripciones
2 personas
Registrar las tasas de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Organizar el orden de salida
2 personas
Publicar horarios de inicio
Confirmar participantes
Asignar las plazas de aparcamiento
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Definir la ruta del público
2 personas
Pedir el catering
Encargar premios y cintas
Imprimir los formularios de competición
Enviar información a los participantes
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar los premios
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Delimitar el recinto de la competición
4 personas
Montar el aro de doma
5 personas
Colocar letras de doma
3 personas
Montar la mesa del jurado
3 personas
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
Preparar la zona del público
4 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
Instruir a los voluntarios
8 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar caballos
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Señalar las plazas de estabulación
3 personas
Informar al público
2 personas
Anunciar la lista de salida
Guiar a los caballos hacia el ring
3 personas
Controlar el orden de salida
2 personas
Repartir formularios del jurado
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Introducir las puntuaciones
2 personas
Comprobar los resultados parciales
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el recinto y los caballos
3 personas
Imprimir los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Anunciar los resultados
Despedir a los participantes
3 personas
Guiar el recorrido de caballos
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Desmontar el recinto de la competición
5 personas
Recoger el espacio para el público
4 personas
Vaciar la sala del jurado
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Archivar el material de puntuación
Publicar los resultados
Comprobar y guardar los premios
Devolver el material alquilado
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 2
Sillas del juradocant. 6
Mesas altascant. 6
Carpas de fiestacant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Vallas de domacant. 36
Letras de domacant. 12
Dorsalescant. 60
Conoscant. 24
Rollos de cinta de balizamientocant. 8
Cepilloscant. 6
Carretillascant. 3
Horcascant. 3
Bandejas de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Laminadora

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 8
Papeleracant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Banners de competicióncant. 6
Cintas de premiocant. 30
Rosetonescant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de limpiezacant. 30
Pinzas para residuoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y reserva el recinto con varios meses de margen; antes de abrir las inscripciones, comprueba el reglamento aplicable y define las categorías de competición.
Contacta pronto con el jurado, el maestro de ceremonias, los jefes de pista y el servicio veterinario. Confirma por escrito su disponibilidad al menos 4 semanas antes.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara y actualiza la lista cada semana. Registra las tasas y las preferencias dietéticas para evitar ajustes de última hora con el catering.
Publica el orden de salida y los horarios cuando las inscripciones estén cerradas, y envía la información definitiva a los participantes entre 7 y 10 días antes de la competición.
Dibuja el recorrido del público y el plan de aparcamiento antes del montaje. Comprueba que las vallas, letras, dorsales, conos, megafonía y walkie-talkies estén listos como mínimo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de doma?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el recinto y contacta con jueces, jefes de pista y servicio veterinario al principio; deja las confirmaciones finales para la última semana.
¿Cuándo se deben abrir y cerrar las inscripciones?: Abre el formulario cuando estén fijadas la fecha, las categorías y las condiciones del reglamento. Ciérralo normalmente entre 10 y 14 días antes para poder ordenar las salidas y publicar los horarios.
¿Cuándo publicar el orden de salida de una competición de doma?: Publica el orden y los horarios entre 7 y 10 días antes, una vez comprobadas las tasas y los datos de cada participante. Envía después una confirmación final con llegada, aparcamiento y ruta del público.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la competición?: Monta o revisa la pista, las vallas, las letras, la señalización y las mesas del jurado. Prueba también el portátil, la impresora, la megafonía y las radios, y deja preparados los formularios, dorsales y premios al menos 12 horas antes.

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