Organiser un concours de danse de salon, étape par étape

Un concours de danse de salon se prépare d’abord sur le papier, puis au rythme des inscriptions. Commence par confirmer la salle, le règlement, les catégories et la composition du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille les horaires, les poules, la musique et les besoins des participants. Les derniers jours servent surtout à contrôler les données, imprimer les documents et tester le son, les micros et les branchements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu de la compétition
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les membres du jury
4
Définir l'encadrement de la compétition
5
Définir le responsable de la musique
6
Réserver le photographe
7
Consigner le contact de premiers secours
8
Faire les réservations
9
Définir les catégories de compétition
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Établir la liste de départ
2 personnes
19
Établir la répartition des poules
2 personnes
20
Publier le planning
21
Informer les participants
2 personnes
22
Envoyer les consignes du jury
23
Collecter la musique par danse
2 personnes
24
Enregistrer la musique de secours
25
Commander les prix et les coupes
26
Préparer les certificats
2 personnes
27
Imprimer les feuilles de score
28
Imprimer les dossards
29
Imprimer le programme du public
2 personnes
30
Passer la commande traiteur
31
Faire les courses
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes

Événement

35
Ouvrir le lieu
2 personnes
36
Vérifier le sol
2 personnes
37
Installer les tables
4 personnes
38
Installer les chaises
4 personnes
39
Installer la table du jury
2 personnes
40
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Installer la décoration
3 personnes
43
Raccorder la sonorisation
2 personnes
44
Tester le microphone
2 personnes
45
Tester la musique de compétition
2 personnes
46
Installer la table des scores
2 personnes
47
Installer la table traiteur
3 personnes
48
Accueillir le jury
2 personnes
49
Briefing du jury
2 personnes
50
Accueillir les participants
3 personnes
51
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Accueillir le public
3 personnes
54
Faire le discours d’ouverture
55
Accompagner les premières manches
4 personnes
56
Récupérer les fiches de score
2 personnes
57
Saisir les scores
2 personnes
58
Servir les boissons
3 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Dégager les tables
2 personnes
62
Vérifier les scores intermédiaires
2 personnes
63
Annoncer les finalistes
64
Encadrer les finales
4 personnes
65
Préparer les prix
2 personnes
66
Assurer la remise des prix
3 personnes
67
Prendre une photo de groupe
2 personnes
68
Prononcer le mot de clôture
69
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

70
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
71
Archiver le matériel de score
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Ranger le service traiteur
3 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Contrôler le vestiaire
2 personnes
79
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Publier les résultats
83
Partager les photos
84
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Table du jury
Tables d’inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Portants de logeqté 8
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Rallonges à enrouleurqté 3
Calculatricesqté 4
Microphones sans filqté 2
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Pistolet à colle
Aspirateurqté 2
Pompes à airqté 2
Caisse

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6
Piles de rechangeqté 24

Son

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Pieds de microqté 2
Casque audioqté 2
Cartes mémoire de rechangeqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 14
Bannières de compétitionqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Pichets à caféqté 4
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de compétition

Numéros de départqté 80
Épingles de sûretéqté 200
Feuilles de scoreqté 600
Presse-papiersqté 25
Stylosqté 60
Crayonsqté 30
Marqueursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Certificatsqté 100
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Enveloppes pour les prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement et les catégories avant de publier le formulaire d’inscription. Précise notamment les danses, les niveaux, les horaires prévus et les conditions de participation afin d’éviter les demandes de modification après inscription.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les noms, les catégories, les frais réglés et les besoins alimentaires. Prévois au moins quelques jours entre la clôture et la publication de la liste de départ, surtout si tu dois répartir les couples en poules.
Prépare la musique par danse et garde une copie de secours sur une clé USB. Teste chaque piste avant l’ouverture, avec la table de mixage, les haut-parleurs et les microphones, car un fichier manquant peut retarder toute une série.
Publie le planning après avoir établi les poules et informe les participants des horaires d’arrivée, du retrait des numéros et des consignes du jury. Sur place, une table d’inscription séparée de la table du jury fluidifie nettement l’accueil.
Ne laisse pas le matériel technique au dernier moment : vérifie les rallonges, multiprises, lampes, piles et éclairages la veille. Prévois aussi les portants, les défroisseurs, les poubelles et une zone clairement signalée pour les participants et leurs accompagnateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse de salon ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle, de définir le règlement, d’ouvrir les inscriptions, de constituer le jury et de commander les prix.
Quand faut-il publier le formulaire d’inscription ?: Publie-le dès que le règlement, les catégories et les modalités de paiement sont définitifs, généralement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixe une date de clôture au moins 5 à 7 jours avant la publication de la liste de départ.
Quand préparer la liste de départ et les poules ?: Prépare-les juste après la clôture des inscriptions et le contrôle des données, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Informe ensuite les participants sans attendre afin qu’ils puissent organiser leur arrivée.
Comment éviter un problème de musique le jour du concours ?: Collecte les morceaux par danse plusieurs jours à l’avance et vérifie-les un par un. Conserve une copie de secours sur au moins une clé USB et teste le système sonore avant l’accueil des participants.

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