Checklist pour organiser un concours de chiens de chasse

Un concours de chiens de chasse demande une préparation précise, car les épreuves, l’accueil des participants et la circulation sur le site doivent fonctionner ensemble. Commencez par confirmer la date, le terrain et les autorisations, puis définissez le jury, les aides et les éléments de test. Les inscriptions, l’ordre de départ et les informations pratiques doivent être finalisés avant l’installation. Prévoyez aussi le matériel d’épreuve, l’eau pour les chiens, le parking et un espace d’accueil clairement identifiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Enregistrer l’autorisation du site
Vérifier les autorisations
Définir le jury et les aides
Déterminer les éléments de test
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Créer l’agencement du parking
Mettre en place les parcours d’essai
3 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Créer les dossards
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
Délimiter le terrain
4 personnes
Aménager le parking
2 personnes
Installer les tentes et les tables
4 personnes
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer des points d’eau pour chiens
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Briefing du jury et des bénévoles
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les chiens
2 personnes
Ouverture et consignes de sécurité
2 personnes
Animer les épreuves d’essai
6 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
Servir les boissons et le café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’essai
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Archiver les résultats numériquement
Envoyer les résultats aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables du juryqté 2
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 5
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Panneau d’affichageqté 2

Matériel de sport

Dummies pour chiens de chasseqté 12
Blocs d'apportqté 6
Siffletsqté 8
Longues lignesqté 6
Drapeaux de balisageqté 30
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 4
Gamelles pour chiensqté 8
Jerricans d'eauqté 6
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles des épreuves avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les éléments de test, les horaires et les conditions de participation au plus tard une semaine avant le concours.
Établissez l’ordre de départ dès que les inscriptions sont closes et préparez un dossard et une feuille de score par concurrent. Gardez quelques exemplaires vierges pour les corrections de dernière minute.
Vérifiez le terrain la veille et balisez les parcours avec des drapeaux et des cônes. Prévoyez des mètres rubans et des chronomètres à chaque zone où une distance ou un temps doit être contrôlé.
Organisez l’accueil séparément de la zone d’épreuve : table d’inscription, affichage, parking et circulation doivent être installés avant l’arrivée du premier participant, idéalement 60 minutes à l’avance.
Prévoyez de l’eau pour les chiens à plusieurs endroits et des sacs à déjections près des zones fréquentées. Les gobelets, le café, les boissons fraîches et le buffet sont souvent oubliés jusqu’au matin même ; mettez-les au frais la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chiens de chasse ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer le terrain, constituer le jury et gérer les inscriptions. La semaine précédant l’événement sert surtout à finaliser l’ordre de départ, les informations aux participants et le matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires, l’adresse, les consignes pour les chiens, le stationnement et les règles des épreuves 7 à 10 jours avant le concours. Renvoyez un rappel avec les éventuelles modifications 24 à 48 heures avant.
Quel matériel prévoir pour les épreuves ?: Prévoyez au minimum les objets utilisés dans les tests, des sifflets, des longues lignes, des drapeaux de balisage, des cônes, des mètres rubans et des chronomètres. Ajoutez des gamelles et des jerricans d’eau pour les chiens, ainsi qu’un mégaphone pour les annonces.
À quelle heure installer le site le jour du concours ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant le premier départ pour monter les tentes, placer les tables, délimiter le terrain et aménager le parking. La table d’inscription et les zones d’épreuve doivent être prêtes 60 minutes avant l’accueil.

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