Checklist voor een goed georganiseerde jachthondenproef
Een jachthondenproef vraagt om meer dan geschikte proefonderdelen en gemotiveerde deelnemers. Je regelt tegelijk toestemming voor het terrein, jury en helpers, veilige routes, parkeerruimte en duidelijke deelnemersinformatie. Begin enkele weken vooraf met de vaste afspraken en werk in de laatste dagen vooral de uitvoering af. Deze checklist helpt je de voorbereiding te ordenen, van aanmeldingen en startvolgorde tot scoresheets, water voor honden en de inrichting van het terrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Terrein toestemming vastleggen
Vergunningen controleren
Jury en helpers vastleggen
Proefonderdelen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Parkeerindeling maken
Proefroutes uitzetten
3 personen
Startvolgorde samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Scoresheets voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Proefmateriaal controleren
2 personen
Terrein markeren
4 personen
Parkeerplaats inrichten
2 personen
Tenten en tafels opstellen
4 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Waterpunten voor honden plaatsen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Event
Briefing jury en helpers
4 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Honden controleren
2 personen
Opening en veiligheidsinstructie
2 personen
Proefonderdelen begeleiden
6 personen
Scores registreren
2 personen
Hondenwater bijvullen
2 personen
Dranken en koffie serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Proefmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen digitaal archiveren
Deelnemers uitslagen sturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Jurytafelsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 5
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Prikbordaantal 2
Sportmateriaal
- Jachthondendummiesaantal 12
- Apporteerblokkenaantal 6
- Fluitjesaantal 8
- Lange lijnenaantal 6
- Markeervlaggenaantal 30
- Pionnenaantal 30
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 4
- Waterbakken voor hondenaantal 8
- Jerrycans voor wateraantal 6
- Hondenpoepzakdispensersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
Decoratie
- Start- en finishbordenaantal 2
- Richtingsbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg terrein, toestemming en vergunningen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer daarna opnieuw of de gekozen proefonderdelen binnen de gemaakte afspraken passen.
- Stuur deelnemersinformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, parkeerindeling, startnummers, route-instructies en wat deelnemers zelf voor hun hond moeten meenemen.
- Maak de startvolgorde en scoresheets uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Print extra exemplaren en leg stopwatches, meetlinten, fluitjes en een megafoon per jury- of hulppost klaar.
- Plan opbouw met minstens 2 tot 3 helpers: markeer de proefroutes, zet pionnen en vlaggen uit en controleer jachthondendummies, apporteerblokken en lange lijnen voordat de eerste combinatie start.
- Zet waterpunten op meerdere plekken langs het terrein. Vul jerrycans en waterbakken op de ochtend zelf, plaats hondenpoepzakdispensers bij parkeer- en verzamelpunten en houd een alternatief plan klaar bij slecht weer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jachthondenproef organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met terrein, toestemming, vergunningen, jury en helpers. De deelnemersinformatie kan daarna uiterlijk 7 dagen voor de proef worden verstuurd.
- Wanneer maak ik de startvolgorde van een jachthondenproef?
- Maak de startvolgorde uiterlijk 2 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print de definitieve lijst en een paar extra exemplaren voor de inschrijftafel en jury.
- Hoeveel helpers heb ik nodig voor een jachthondenproef?
- Reken naast de jury op minimaal 3 helpers voor inschrijving, routebewaking, materiaal en parkeerbegeleiding. Bij meerdere proefroutes of een grote deelnemersgroep zijn extra postbezettingen nodig.
- Wanneer controleer ik het materiaal voor de jachthondenproef?
- Doe een volledige materiaalcontrole 1 tot 2 dagen vooraf en een korte controle op de ochtend zelf. Test ook waterkokers, koffiezetapparaten, verlengkabels, stekkerdozen, ledlampen en de megafoon.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!