Checklist pour organiser un concours d’improvisation

Un concours d’improvisation repose sur un déroulé précis, même si les scènes restent spontanées. Commence par réserver le lieu, choisir le format et construire le programme, puis organise les équipes, les inscriptions et le jury. Dans les dernières semaines, verrouille les besoins alimentaires, le règlement, l’animation et la technique. Le jour J, prévois un accueil distinct, un chronométrage fiable et des supports imprimés pour éviter les décisions prises dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les membres du jury
Réserver un animateur
Réserver l’assistance technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer les critères du jury
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Recueillir des idées d’improvisation
3 personnes
Préparer l’épreuve finale
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Publier les informations au public
Commander les prix
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses du catering
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Imprimer les formulaires du jury
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
Récupérer les clés du lieu
Vérifier le lieu
2 personnes
Aménager l’espace public
3 personnes
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
Régler l’éclairage
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le kit des participants
2 personnes

Événement

Répartir le travail du jury
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer les manches du concours
3 personnes
Proposer des suggestions
2 personnes
Surveiller le temps par scène
Gérer la musique et les effets
Collecter des points
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Informer le public
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Déterminer le gagnant
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Baisser le son
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Table du jury
Table d’accueil
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 2
Buzzer
Chemises à pinceqté 8
Stylosqté 30
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 3
Caisse d'espèces
Terminal de paiement
Bracelets d’entréeqté 120

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 8
Ruban de solqté 4
Cartes d’improvisationqté 150
Bacs à accessoiresqté 4
Accessoires d'improvisationqté 30

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Drapé de scène
Guirlandes de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 30
Coupe du vainqueur
Rubans de médailleqté 12
Certificats de prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Ouvre-bouteillesqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Réserve le lieu et l’assistance technique suffisamment tôt : il faut vérifier la disposition des chaises, des tables, de la table du jury, des microphones et des haut-parleurs avant l’ouverture au public.
Fixe le format avant de former les équipes. Le programme doit préciser le nombre de manches, la durée de chaque passage, les pauses et l’épreuve finale afin que le jury et l’animateur travaillent sur la même base.
Clôture les inscriptions avec un délai précis, puis vérifie les coordonnées et les besoins alimentaires de chaque participant. Envoie ensuite la lettre aux participants avec l’horaire d’arrivée, le règlement et les consignes pratiques.
Prépare les cartes de compétition et les formulaires du jury au moins la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires : une carte perdue ou une fiche tachée ne doit pas interrompre une manche.
Fais un test technique complet avant l’arrivée des équipes : microphones sans fil, câbles audio, rallonges, multiprises, buzzer, chronomètre et éclairage. Garde un bénévole identifié pour résoudre les problèmes pendant le concours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’improvisation ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, définir le format, former les équipes, traiter les inscriptions et confirmer le jury, l’animateur et l’assistance technique.
Quand faut-il envoyer les invitations aux participants ?: Envoie-les environ 5 semaines avant le concours, avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu conserveras ainsi quelques jours pour vérifier les données et constituer les équipes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours d’improvisation ?: Prévois au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable de salle, 1 personne pour le suivi du temps et 1 référent technique. Ajoute 1 ou 2 bénévoles si le public est nombreux ou si plusieurs espaces sont utilisés.
Que faut-il tester le jour du concours d’improvisation ?: Fais un test au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes. Vérifie les microphones, le mixage, les haut-parleurs, le buzzer, le chronomètre, les projecteurs LED et chaque rallonge avant l’arrivée du public.

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