Checklist para organizar un concurso de improvisación

Un concurso de improvisación necesita más que participantes y un escenario. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar el formato, calcular los tiempos y dejar claras las reglas para equipos, jurado y público. El sonido, el cronómetro y el buzzer deben probarse con antelación, porque un fallo técnico puede detener cada ronda. Esta checklist reúne la preparación en el orden adecuado, desde la reserva del recinto hasta los formularios del jurado, los premios y el catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Definir el formato de la competición
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Formar equipos
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Definir el jurado
Confirmar al presentador
Confirmar apoyo técnico
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar los criterios del jurado
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Recopilar sugerencias de improvisación
3 personas
Preparar la prueba final
2 personas
Enviar la carta a los participantes
Publicar información para el público
Encargar premios
Hacer la lista de la compra
2 personas
Ir a comprar para el catering
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Imprimir tarjetas del concurso
Imprimir formularios de jurado
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Crear señales de ruta
Recoger las llaves del recinto
Comprobar el lugar
2 personas
Organizar el espacio del público
3 personas
Delimitar el área de juego
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
Configurar la iluminación
2 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el paquete del participante
2 personas

Evento

Distribuir la tarea del jurado
3 personas
Recepción de participantes
2 personas
Recibir al público
3 personas
Registrar la entrada
2 personas
Inscribir participantes
2 personas
Guiar al público al recinto
2 personas
Explicar las reglas del juego
Guiar las rondas de competición
3 personas
Proporcionar sugerencias
2 personas
Controlar el tiempo por escena
Controlar la música y los efectos
Acumular puntos
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Informar al público
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
3 personas
Determinar al ganador
3 personas
Entregar premios
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Recoger sillas
3 personas
Recoger las mesas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mesa del jurado
Mesa de recepción
Percherocant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cronómetrocant. 2
Buzzer
Carpetas portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 3
Caja para dinero en efectivo
Terminal de pago
Pulseras de accesocant. 120

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 2

Material deportivo

Conoscant. 8
Cinta para el suelocant. 4
Tarjetas de improvisacióncant. 150
Cajas para atrezzocant. 4
Atrezzo para improvisacióncant. 30

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 6
Telón de escenario
Banderinescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Copa para los ganadores
Cintas de medallacant. 12
Certificados de premiocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Abrebotellascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 12

Consejos

Cierra el formato y el calendario antes de invitar a nadie. Define cuántos equipos participan, cuánto dura cada ronda y cómo se decide la prueba final; esos datos determinan las inscripciones y el horario del público.
Envía las reglas junto con la invitación. Incluye el sistema de puntuación, los criterios del jurado, los límites de tiempo y la información sobre preferencias dietéticas para no tener que corregir equipos o catering a última hora.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de empezar. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, el portátil, el buzzer, el cronómetro y todos los cables con el presentador y el apoyo técnico presentes.
Prepara la recepción y la circulación antes de que llegue el público. Coloca la mesa de recepción, las tarjetas de nombre, el cartel de bienvenida y las señales de ruta; reserva también espacio para el perchero y evita cruces con la zona de competición.
Imprime más formularios y tarjetas de los necesarios: calcula al menos un 10 % adicional. Deja separadas las tarjetas del concurso, los formularios del jurado y las sugerencias de improvisación para que los voluntarios puedan reponer material sin interrumpir las rondas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de improvisación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un recinto, formar equipos y gestionar inscripciones. Deja cerrados el formato, el jurado y el presentador al menos 3 semanas antes; la prueba técnica debe hacerse el mismo día, como mínimo 2 horas antes.
¿Cuánto dura un concurso de improvisación?: Calcula entre 10 y 15 minutos por ronda, más 5 minutos para cambios, instrucciones y puntuaciones. Para 6 rondas, añade aproximadamente 90 minutos de competición y reserva otros 30 minutos para la recepción, la deliberación final y los premios.
¿Qué material técnico necesita un concurso de improvisación?: Como base, necesitas micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, portátil, cables de audio, alargadores y regletas. Añade un cronómetro y un buzzer, y lleva al menos un cable y una regleta de repuesto para evitar una pausa larga por una avería.
¿Cuántas copias de los formularios del jurado debo imprimir?: Imprime una copia por jurado y por ronda, más un 10 % adicional para errores o cambios de última hora. Por ejemplo, con 4 jurados y 6 rondas necesitarás 24 formularios; prepara 27 para trabajar con margen.

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