Checklist voor een improvisatiewedstrijd organiseren
Een improvisatiewedstrijd staat of valt met een strak wedstrijdschema, duidelijke spelregels en een jury die weet waarop ze let. Regel de locatie, teams, presentator en techniek ruim vooraf; op de dag zelf draait alles om timing en snelle wissels. Denk niet alleen aan het podium, maar ook aan ontvangst, publieksroute, juryformulieren en dieetwensen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat essentiële zaken pas tijdens de repetitie boven water komen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Juryleden vastleggen
Presentator vastleggen
Techniekhulp vastleggen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Jurycriteria uitwerken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Improvisatiesuggesties verzamelen
3 personen
Finaleopdracht voorbereiden
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Publieksinformatie publiceren
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Cateringboodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Wedstrijdkaarten printen
Juryformulieren printen
Naambadges maken
2 personen
Routeborden maken
Locatiesleutels ophalen
Locatie controleren
2 personen
Publieksruimte indelen
3 personen
Speelvlak afbakenen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
Verlichting instellen
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerspakket klaarleggen
2 personen
Event
Jurytaak verdelen
3 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Spelregels toelichten
Wedstrijdrondes begeleiden
3 personen
Suggesties aanreiken
2 personen
Tijd per scène bewaken
Muziek en effecten bedienen
Punten verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Publiek informeren
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Winnaar bepalen
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Tafels opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluid afbouwen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 10
- Jurytafel
- Ontvangsttafel
- Garderoberekaantal 2
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Stopwatchaantal 2
- Buzzer
- Clipboardmappenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Whiteboardsaantal 2
- Whiteboardstiftenaantal 8
- Rekenmachinesaantal 2
- Powerbanksaantal 3
- Contantegeldkist
- Betaalterminal
- Entreebandjesaantal 120
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 2
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 8
- Vloertapeaantal 4
- Improvisatiekaartenaantal 150
- Rekwisietenbakkenaantal 4
- Improvisatierekwisietenaantal 30
Decoratie
- Welkomstbord
- Routebordenaantal 6
- Podiumdoek
- Vlaggetjesaantal 4
- Naamkaartjesaantal 30
- Winnaarsbeker
- Medaillelintenaantal 12
- Prijscertificatenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Openersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opslagbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Poetsdoekenaantal 12
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de jurycriteria uiterlijk 4 weken vooraf vast. Dan kun je teams, wedstrijdschema, spelregels en deelnemersbrief op elkaar afstemmen.
- Plan techniek minimaal 2 uur voor de start in. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, audiokabels en de buzzer voordat publiek en deelnemers binnenkomen.
- Maak per team een deelnemersoverzicht met naam, contactgegevens en dieetwensen. Controleer dit uiterlijk 1 week vooraf en houd een actuele versie bij voor ontvangst en catering.
- Print wedstrijdkaarten en juryformulieren op voorhand met minimaal 10 procent extra exemplaren. Leg ze per ronde klaar aan de jurytafel, zodat een verloren formulier de finale niet vertraagt.
- Wijs één vrijwilliger aan voor publieksontvangst en één voor backstage en materiaal. Laat routeborden, het welkomstbord, naamkaartjes en de garderobe 30 minuten voor de deuren opengaan controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een improvisatiewedstrijd te organiseren?
- Reken op 6 tot 8 weken voorbereiding voor een wedstrijd met meerdere teams en publiek. Reserveer de locatie en leg format, jury en presentator in de eerste 2 weken vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en techniek.
- Wanneer moet ik teams en juryleden vastleggen voor een improvisatiewedstrijd?
- Leg juryleden en presentator uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd vast. Teams kun je daarna definitief indelen, zodat het wedstrijdschema en de deelnemersbrief uiterlijk 2 weken vooraf kunnen worden verstuurd.
- Hoeveel microfoons heb je nodig bij een improvisatiewedstrijd?
- Plan minimaal 2 draadloze microfoons als deelnemers en presentator elkaar afwisselen, plus een microfoonstandaard voor aankondigingen. Test alle apparatuur minstens 2 uur vooraf en houd audiokabels, verlengsnoeren en stekkerdozen achter de hand.
- Wanneer print je juryformulieren en wedstrijdkaarten?
- Print de formulieren en kaarten uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijd, met ongeveer 10 procent extra exemplaren. Sorteer ze vervolgens per ronde en leg ze vóór de publieksinloop op de jurytafel klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!