Checklist pour organiser un concert gospel

Un concert gospel demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et les bénévoles. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les réservations et la communication. Les besoins de scène doivent être vérifiés assez tôt : micros, retours, pupitres, éclairage et câblage peuvent changer selon les groupes. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’au programme, à la restauration et à l’accueil du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver des artistes
2 personnes
Demander les besoins techniques
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Établir le programme
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Créer le plan
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Concevoir la signalétique
Concevoir les livrets du programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer la livraison du matériel technique
Passer la commande traiteur
Confirmer le transport des artistes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Effectuer la balance sonore des artistes
6 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
Tenir le point de don
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prévoir le mot de clôture de remerciement
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la sono
4 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
Vérifier les câbles et le matériel
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 10
DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Ordinateur portable
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 10
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Fourchettes à gâteauqté 200
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Tabliers de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bâche de fond
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Panneau du programme

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie le nombre de micros, de retours, de pieds, de pupitres, de prises et de câbles nécessaires avant de confirmer la location.
Prévois un déroulé minute par minute pour les balances, l’ouverture des portes, les changements de plateau et le concert. Garde au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée du public pour les derniers tests audio et lumière.
Ne limite pas les bénévoles à l’accueil : répartis des personnes pour les vestiaires, les loges, l’orientation, le buffet et l’accompagnement des artistes. Envoie à chacun son rôle et son horaire au plus tard 7 jours avant l’événement.
Confirme le transport des artistes et l’accès au lieu 48 heures avant. Indique une entrée précise, une heure d’arrivée et une personne joignable sur place pour éviter les retards au déchargement.
Commande la restauration après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévois les tables de buffet, les verres, les tasses, les assiettes et les couverts, puis vérifie la livraison le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert gospel ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, obtenir les autorisations, organiser la technique et lancer les invitations. Un délai de 4 semaines reste possible pour un petit concert dans un lieu déjà équipé, mais laisse moins de marge pour les ajustements.
Quand réserver les artistes pour un concert gospel ?: Réserve les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 semaines avant le concert. Demande immédiatement leurs besoins techniques, leurs horaires d’arrivée et les informations à publier dans le programme.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert gospel ?: Pour un concert d’environ 100 personnes, compte au minimum 5 à 7 bénévoles : deux à l’accueil, un pour les artistes et les loges, un pour la technique ou la coordination, et un à deux pour le buffet et l’orientation. Ajoute 2 personnes si le vestiaire ou plusieurs entrées sont prévus.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Finalise le programme au moins 10 jours avant le concert afin de relire les noms, les horaires et les informations sur les artistes. Imprime les livrets 3 à 5 jours avant, après avoir vérifié le nombre d’inscriptions et prévu une petite réserve.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.