Checklist voor een goed georganiseerd gospelconcert

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Vraag de technische wensen van de artiesten direct na het boeken op. Controleer uiterlijk enkele weken voor het concert of mengtafel, monitorluidsprekers, microfoons, DI’s en kabels bij de levering zijn inbegrepen.
• Plan het artiestenvervoer met concrete aankomsttijden. Noteer per artiest wie rijdt, waar de kleedkamer is en hoeveel tijd nodig is voor opbouw, soundcheck en omkleden.
• Maak de zaalindeling niet pas op de concertdag. Teken podiumdelen, stoelen, buffettafels, kapstokken, looproutes en nooduitgangen op een plattegrond en deel die met vrijwilligers en techniek.
• Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet voor artiesten en medewerkers waterglazen en een aparte kleedkameropstelling klaar.
• Werk een draaiboek per half uur uit voor opbouw, technieklevering, soundcheck, deuren open, concert en afbouw. Wijs daarnaast per taak één vrijwilliger aan en leg bewegwijzering, naamkaartjes en programmaboekjes vóór de publieksopening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gospelconcert organiseren?

Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan vergunningen, techniek en catering daarna meteen in; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en het draaiboek.

Welke geluidsapparatuur heb ik nodig voor een gospelconcert?

Reken minimaal op een mengtafel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, DI’s en passende audio- en XLR-kabels. Laat de artiesten hun technische wensen aanleveren voordat je apparatuur reserveert, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het concert.

Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een gospelconcert?

Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen, 1 voor bewegwijzering en zaalcontrole, 1 voor artiestenbegeleiding en 1 voor catering of backstage. Bij meer dan 100 bezoekers voeg je per 50 bezoekers minstens 1 extra publieksvrijwilliger toe.

Wanneer moet ik programmaboekjes en naamkaartjes regelen?

Ontwerp programmaboekjes en naamkaartjes zodra programma en artiesteninformatie vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Print de boekjes uiterlijk 1 week voor het concert, zodat je nog fouten of ontbrekende namen kunt herstellen.