Organiser un concert de guitare sans rien oublier
Un concert de guitare se prépare sur deux fronts : la programmation et la technique. Il faut confirmer les artistes, fixer l’ordre de passage et suivre les inscriptions, puis prévoir assez de temps pour installer la scène, brancher les instruments et faire les balances. Cette checklist rassemble 48 tâches et 42 éléments à prévoir, des chaises aux câbles audio. Commence par réserver la salle et le matériel, puis garde la dernière journée pour les vérifications et l’accueil.
Le plan, Ă©tape par Ă©tape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
RĂ©server le lieu et la salle
Réserver le matériel de sonorisation
Confirmer les artistes
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
Envoyer les informations sur les artistes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
VĂ©rifier les guitares et accessoires
2 personnes
Rassembler le matériel technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager l'espace de la scène
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le revêtement de scène et la décoration
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher les instruments
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Préparer les livrets de programme
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
RĂ©approvisionner les boissons
2 personnes
DĂ©barrasser le buffet et les tables
2 personnes
RĂ©pondre aux questions du public
Accompagner les artistes
ClĂ´turer la caisse
2 personnes
Accompagner le public Ă la sortie
2 personnes
Suivi
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Emballer les instruments
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 10
- Tabourets de barqté 4
- Portantsqté 2
- Tables pliantesqté 3
Équipement
- Console de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofer
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 3
- Amplis de guitareqté 3
- Enceinte de monitoring
- Câbles audioqté 12
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
- Pieds de microqté 4
- Supports de guitareqté 6
- Boîtiers de voteqté 3
- Cordes de guitare de rechangeqté 6
- Médiatorsqté 30
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes d'ambianceqté 6
DĂ©coration
- Revêtement de scène
- Panneaux du programmeqté 3
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Planches à découperqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle et la sonorisation dès que la date est fixée. Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les tables, les chaises, la scène et les projecteurs.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, idéalement 7 jours avant le concert. Cela te laisse le temps d’acheter les quantités adaptées et de préparer les encas.
- Fixe l’ordre de passage et envoie les informations aux artistes au moins 5 jours à l’avance. Indique l’heure d’arrivée, l’accès à la salle, la loge et le matériel disponible.
- Pour la balance, vérifie chaque guitare, amplificateur, microphone et boîtier DI séparément. Garde des cordes de rechange, des médiators et des câbles supplémentaires à portée de main.
- Refroidis les boissons le jour même et installe les verres, tasses et assiettes avant l’arrivée du public. Prévois aussi un passage dégagé pour les câbles et protège-les avec des passe-câbles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert de guitare ?
- Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer la salle, la scène, les chaises et la sonorisation. Ajoute 30 à 45 minutes pour la balance et les derniers réglages.
- Quand confirmer les artistes pour un concert de guitare ?
- Confirme les artistes dès que la salle et la date sont réservées, puis renvoie les informations pratiques au moins 5 jours avant le concert. Demande aussi leurs besoins techniques et alimentaires à ce moment-là .
- Combien de boissons prévoir pour un concert de guitare ?
- Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée du concert. Mets les boissons au frais quelques heures avant l’accueil du public.
- Quand envoyer les invitations et traiter les inscriptions ?
- Envoie les invitations dès que la programmation et le lieu sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant le concert. Arrête le suivi des inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les achats, les places et les besoins alimentaires.
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