Checklist para organizar un concierto de guitarra
Organizar un concierto de guitarra requiere coordinar la sala, los artistas y todo el equipo técnico en el orden correcto. Esta checklist reúne 48 tareas y 42 materiales, desde la reserva del espacio hasta la recepción del público. Incluye puntos que suelen quedar para el último momento, como confirmar accesos, preparar la zona de artistas y comprobar cables, micrófonos y guitarras. Úsala para avanzar desde la planificación inicial hasta la prueba de sonido y la apertura de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sede y la sala
Reservar equipo de sonido
Confirmar a los artistas
Fijar el orden de actuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
Enviar la información de los artistas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar guitarras y accesorios
2 personas
Reunir los materiales técnicos
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Evento
Abrir la sala
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la tela del escenario y la decoración
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar los instrumentos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Dejar listos los programas
Preparar el bar y el bufé
3 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir al público
3 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Atender preguntas del público
Acompañar a los artistas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 10
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 3
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Subwoofer
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 3
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Altavoz de monitor
- Cables de audiocant. 12
- Alargadores de corrientecant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Atrilescant. 4
- Soportes para guitarracant. 6
- Dispositivos de votacióncant. 3
- Cuerdas de guitarra de repuestocant. 6
- Púascant. 30
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Manta de escenario
- Carteles del programacant. 3
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y el equipo de sonido con varias semanas de antelación, y confirma por escrito el horario de acceso, las llaves y el tiempo disponible para el montaje.
- Cierra el programa antes de imprimirlo y envía la información de los artistas al menos 7 días antes. Así puedes fijar el orden de actuación y resolver cambios sin rehacer todo el material.
- Programa la prueba de sonido como una tarea independiente: deja entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público para conectar mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, DI, amplificadores y monitores.
- Comprueba cada guitarra y sus accesorios el mismo día del montaje. Ten localizadas cuerdas de repuesto y púas, porque una rotura durante la actuación no se soluciona buscando material en otra sala.
- Prepara bebidas, aperitivos y la zona de artistas antes de abrir las puertas. Enfría las bebidas con varias horas de margen y coloca mesas, sillas, atriles y soportes para guitarra antes de recibir a los músicos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de guitarra?
- Empieza la reserva de la sala y del equipo de sonido al menos 4 semanas antes. Confirma a los artistas y el orden de actuación con 2 semanas de margen, y cierra las inscripciones y preferencias dietéticas unos 7 días antes.
- ¿Cuánto dura una prueba de sonido para un concierto de guitarra?
- Reserva entre 60 y 90 minutos, además del tiempo de montaje. Ese margen permite comprobar micrófonos, cajas DI, amplificadores, monitores, cables y niveles de cada instrumento sin hacerlo con el público entrando.
- ¿Cuándo hay que imprimir el programa del concierto?
- Imprime el programa cuando el orden de actuación esté confirmado, idealmente entre 3 y 7 días antes. Si todavía faltan artistas por confirmar, espera para evitar imprimir copias con información incorrecta.
- ¿Qué hay que preparar el día del concierto de guitarra?
- Abre la sala con al menos 3 horas de antelación para despejar el escenario, colocar mesas y sillas, montar la decoración, conectar el sonido y hacer la prueba técnica. Deja la recepción de artistas y la zona de bebidas listas antes de abrir las puertas.
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