Organiser un concert de fanfare sans rien oublier

Un concert de fanfare demande de coordonner les musiciens, la salle, le programme et l’accueil du public. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la confirmation de la date jusqu’au rangement après le concert. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : les partitions copiées, les pupitres, les câbles, les bénévoles et les besoins alimentaires. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et vérifier que la scène est prête avant l’arrivée des spectateurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver la salle de répétition
Établir la liste des musiciens
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
Confirmer le chef d'orchestre et le présentateur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles pour l'accueil
Recruter des bénévoles pour le catering
Recruter des bénévoles pour le rangement
Établir le plan des sièges
2 personnes
Créer la configuration de scène pour le groupe
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions musicales
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
Faire les réservations de matériel
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier le plan d’éclairage
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Trier les partitions de musique par chaise
3 personnes
Imprimer les inscriptions et la liste des invités
Préparer la monnaie
Récupérer les clés du lieu
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables d'accueil
2 personnes
Installer les chaises pour le public
4 personnes
Installer des chaises pour les musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le pupitre de chef d’orchestre
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
3 personnes
Installer les instruments et les valises
4 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Ouvrir le concert
Interpréter la première partie du concert
35 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
35 personnes
Animer les questions du public
Animer le moment d’applaudissements et la clôture
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le moment informel
2 personnes
Rendre le vestiaire
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Replier les pupitres de musique
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Stocker les restes
2 personnes
Vérifier la caution et la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises pour musiciensqté 35
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 3
Jupes de tableqté 3

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones filairesqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles XLRqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Lampes de pupitreqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Affiches de concertqté 10
Décoration de tableqté 8
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 45

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la répétition dès que la date est fixée. Prévois au moins une répétition dans la configuration réelle de la scène pour repérer les problèmes de circulation et de visibilité.
Compte les musiciens avant de créer le plan de scène : chaque musicien doit avoir une chaise, un pupitre et, si nécessaire, une lampe de pupitre. Garde quelques places libres pour les remplacements de dernière minute.
Teste la sonorisation avant le jour du concert, avec la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles XLR et les rallonges réellement utilisés. Étiquette les câbles et protège les passages avec des passe-câbles.
N’attends pas les dernières 24 heures pour imprimer les programmes et copier les partitions. Prépare une petite réserve de livrets et vérifie que le chef d’orchestre possède la version définitive du répertoire.
Répartis les bénévoles en trois équipes distinctes : accueil, catering et rangement. Pour les boissons et le café, prévois le stockage au frais ainsi que les tasses, verres, carafes, thermos et ustensiles avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert de fanfare ?: Commence la réservation de la salle et la confirmation du chef d’orchestre au moins 3 à 6 mois avant le concert. Les invitations, le programme et les bénévoles peuvent ensuite être organisés progressivement dans les 4 à 8 semaines précédentes.
Combien de répétitions prévoir avant un concert de fanfare ?: Prévois au minimum 2 répétitions consacrées au programme final, dont 1 dans la salle ou avec une configuration de scène similaire. Ajoute une répétition technique si la sonorisation ou l’éclairage sont complexes.
Quand envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant le concert, puis fais un rappel 7 à 10 jours avant. Fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de places.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de fanfare ?: Vérifie 3 à 4 heures avant l’ouverture des portes la disposition des chaises, les pupitres, les partitions, les microphones, les câbles, l’éclairage et les boissons. Garde ensuite au moins 60 minutes pour un test sonore complet et les derniers ajustements de scène.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.