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Checkliste für ein gelungenes Brassbandkonzert

Ein Brassbandkonzert steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Musiker brauchen Noten und einen klaren Ablauf, das Publikum Sitzplätze und Orientierung. Plane zuerst Datum, Ort, Probe und Besetzung, bevor du Einladungen verschickst. Technik, Bühnenaufstellung und Beleuchtung sollten spätestens in der letzten Woche getestet werden. Diese Checkliste führt dich durch die organisatorischen Schritte bis zum Aufräumen nach dem Konzert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Proberaum reservieren

  • Musikerliste erstellen

  • Programm und Repertoire festlegen

    2 Personen

  • Dirigenten und Moderator bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige für den Empfang werben

  • Freiwillige für die Verpflegung anwerben

  • Freiwillige für die Aufräumarbeiten rekrutieren

  • Bestuhlungsplan erstellen

    2 Personen

  • Bühnenaufstellung für die Band erstellen

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Musiknoten kopieren

    2 Personen

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Materialreservierungen erstellen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtungsplan prüfen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Musikblätter nach Stuhl sortieren

    3 Personen

  • Anmeldungen und Gästeliste ausdrucken

  • Kleingeld für den Wechsel vorbereiten

  • Standortschlüssel abholen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Stühle für das Publikum aufstellen

    4 Personen

  • Stühle für Musiker aufstellen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Dirigentenpult aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    3 Personen

  • Instrumente und Koffer aufstellen

    4 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Ersten Konzertteil aufführen

    35 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet servieren

    4 Personen

  • Benutzte Tassen abräumen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil aufführen

    35 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Applausmoment und Abschluss begleiten

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Lockeres Beisammensein betreuen

    2 Personen

  • Garderobe zurückgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    4 Personen

  • Notenpulte zusammenklappen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal und Eingang reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Kaution und Kasse kontrollieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Sitzplätze für das PublikumAnz. 120
  • Stühle für MusikerAnz. 35
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KlappischeAnz. 3
  • TischröckeAnz. 3

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 35
  • Dirigentenpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • KabelmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 6
  • NotenständerleuchtenAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

  • KonzertplakateAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 8
  • Eingangsschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 45

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort frühzeitig und reserviere den Proberaum, sobald die Musikerzahl feststeht. So kannst du Bühnenaufstellung, Sitzplätze und benötigte Notenpulte passend planen.
  • Lege Programm und Repertoire spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert fest. Für jede Ausgabe des Programmhefts sollten die Titel, Namen der Musiker sowie Dirigent und Moderation bereits geprüft sein.
  • Plane für Empfang, Verpflegung und Aufräumen jeweils eigene Freiwillige ein. Zwei bis drei Wochen vor dem Konzert solltest du die Schichten besetzen und Ernährungswünsche der Gäste gesammelt haben.
  • Teste Tonanlage und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe mindestens 7 Tage vorher Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, XLR- und Verlängerungskabel sowie die Kabelmatten auf der vorgesehenen Bühne.
  • Berechne Getränke und Catering anhand der bestätigten Anmeldungen und lagere gekühlte Getränke rechtzeitig. Für das erste Konzertstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; Kaffee, Wasser und Geschirr sollten vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Brassbandkonzert organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Monate vorher mit Datum, Ort, Musikerliste und Programm. Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
Wann muss das Repertoire für ein Brassbandkonzert feststehen?
Lege das Repertoire idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin fest. Sammle die Partituren danach sofort und plane mindestens 2 Wochen für Kopien, Korrekturen und fehlende Stimmen ein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Brassbandkonzert?
Plane mindestens drei Aufgabenbereiche ein: Empfang, Verpflegung und Aufräumen. Bei rund 100 Gästen sind je Bereich etwa 2 Helfer pro Schicht sinnvoll, damit niemand während des Konzerts allein zuständig ist.
Wann soll die Tontechnik für ein Brassbandkonzert getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vorher durch und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Kabel und Lautsprecherstative gemeinsam an der geplanten Bühnenaufstellung.

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