Organiser un concert classique sans rien oublier

Un concert classique demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, les répétitions et l’accueil du public. Cette checklist de 54 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du programme jusqu’au rangement final. Prévoyez notamment les pupitres, l’éclairage des partitions, la sonorisation et l’espace de pause. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, imprimer les livrets et vérifier le matériel sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
Confirmer le lieu et la réservation de la salle
Confirmer les musiciens et les solistes
2 personnes
Coordonner les horaires de répétition avec les musiciens
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme en route
Mettre en page les livrets du programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Réserver la restauration et les boissons de pause
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les instruments et les pupitres
2 personnes
Préparer les partitions musicales
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Établir le plan d’accès et de vestiaire
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage de la musique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le buffet de pause
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Vérifier les billets et les inscriptions
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la prestation
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger les pupitres et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Vérifier les articles de vestiaire
Emballer les restes du catering
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6
Tables des artistesqté 4

Équipement

Pupitresqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
Tabouret de piano

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 100
Assiettes à gâteauqté 140
Cuillères à caféqté 140

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Pinces à gâteauqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la salle avant d’annoncer le concert : les musiciens et les répétitions dépendent de ces trois décisions. Confirmez aussi les horaires d’accès le jour même.
Imprimez les livrets du programme au moins 3 jours avant le concert. Gardez une marge pour corriger une erreur de dernière minute et prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions imprévues.
Testez la sonorisation, les microphones, les haut-parleurs et l’éclairage des pupitres pendant la répétition sur place, idéalement au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Prévoyez une personne responsable des partitions et des pupitres : une partition manquante ou un pupitre mal éclairé se remarque immédiatement pendant l’installation des musiciens.
Organisez la pause avant le jour du concert : comptez les tasses, verres, assiettes et carafes selon le nombre d’inscrits, puis installez le buffet après la mise en place de la scène pour éviter les déplacements inutiles.

Questions fréquentes

Quand confirmer la salle pour un concert classique ?: Confirmez la réservation dès que la date et le programme sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant le concert. Vérifiez ensuite les horaires d’accès, de répétition, d’installation et de rangement.
Combien de temps prévoir pour installer un concert classique ?: Prévoyez au moins 2 heures pour les chaises, les pupitres, les instruments, l’éclairage et la sonorisation. Ajoutez du temps si la salle doit aussi accueillir un buffet ou une décoration.
Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, de préférence 3 à 4 semaines avant le concert. Traitez les inscriptions au fil de l’eau afin d’anticiper les besoins alimentaires et la capacité de la salle.
Combien de livrets imprimer pour un concert classique ?: Imprimez un livret par personne inscrite, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Cette marge couvre les invités de dernière minute et les exemplaires abîmés ou oubliés à l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.