Checkliste für ein klassisches Konzert
Bei einem klassischen Konzert greifen Programmplanung, Proben, Saalaufbau und Gästebetreuung ineinander. Beginne mit Datum, Programm, Saal und Musikern und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Anmeldungen und dem Ablauf vor. In den letzten Tagen zählen vor allem Noten, Pulte, Beleuchtung und ein Techniktest. Plane außerdem die Pause konkret: Catering, Geschirr, Kaffee und Getränke werden häufig erst kurz vor Beginn organisiert und dann knapp.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Saalreservierung bestätigen
Musiker und Solisten bestätigen
2 Personen
Probenzeiten mit den Musikern abstimmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Route teilen
Programmhefte gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken
Catering und Pausentrinken reservieren
Benötigtes Material einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Instrumente und Notenpulte prüfen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Einlass- und Garderobenplan erstellen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Pulte aufstellen
3 Personen
Instrumente aufstellen
3 Personen
Musikbeleuchtung anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Pausenbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Karten und Anmeldungen prüfen
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Konzert ankündigen
Auftritt begleiten
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Pulte und Stühle wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Garderobenartikel kontrollieren
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Saal abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
- KünstlertischeAnz. 4
Ausstattung
- PulteAnz. 35
- Dirigentenpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Lampen für NotenpulteAnz. 12
- Klavierhocker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- WassergläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 140
- KaffeelöffelAnz. 140
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- KannenAnz. 8
- KuchenzangenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BühnentücherAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammtafelnAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Konzertdatum spätestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben genug Termine für Musikerbestätigungen, Proben und den Druck der Programmhefte.
- Bestätige den Saal nicht nur schriftlich, sondern kläre 2 bis 3 Wochen vorher auch Aufbauzeit, Garderobe, Tische, Stühle und den Zugang für Instrumente.
- Plane für Einlass und Garderobe mindestens eine eingewiesene Person je 50 Gäste ein. Teile Programm, Route und Einlasshinweise spätestens 5 Tage vorher mit.
- Prüfe Pulte, Dirigentenpult, Notenblätter und Lampen am Vortag. Stelle Instrumente erst nach dem Freimachen des Bühnenbereichs auf und teste Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher vollständig.
- Richte das Pausenbuffet 20 bis 30 Minuten vor Einlass ein. Rechne bei Kaffee und Wasser mit etwa 1 Getränk pro Gast in der Pause und stelle Tassen, Gläser, Kannen und Serviertabletts bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein klassisches Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert mit Datum, Programm, Saal und Musikerbesetzungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher laufen.
- Was muss am Tag vor einem klassischen Konzert erledigt sein?
- Am Vortag sollten Programmhefte, Notenblätter, Pulte, Instrumente, Garderobenplan und Freiwilligeneinteilung geprüft sein. Teste außerdem die Beschallungsanlage und kontrolliere, ob Lampen, Verlängerungskabel und Mikrofonständer vorhanden sind.
- Wie viele Helfer braucht man beim Einlass eines Konzerts?
- Plane mindestens eine Person für den Einlass und eine weitere für die Garderobe ein, sobald mehr als 50 Gäste erwartet werden. Bei 100 Gästen sind 3 bis 4 Helfer sinnvoll, damit Einlass, Garderobe und Saal gleichzeitig betreut werden.
- Wann sollte das Pausenbuffet bei einem Konzert aufgebaut werden?
- Baue das Buffet 20 bis 30 Minuten vor dem Einlass auf und stelle Kaffee, Wasser, Geschirr und Kuchen bereit. Prüfe etwa 15 Minuten vor Beginn noch einmal, ob Thermoskannen, Kaffeelöffel, Gläser und Servierzangen vollständig vorhanden sind.
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