Checklist pour organiser un concert au musée

Un concert au musée demande de coordonner la programmation, les contraintes du bâtiment et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 56 tâches et 39 fournitures, depuis la réservation des salles jusqu’au rangement après l’événement. Commencez par la date, les musiciens, les autorisations et le parcours des visiteurs, puis avancez vers le son, le catering et l’installation. Les dernières vérifications portent sur les œuvres, les câbles, les boissons et la liste des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert avec le musée
2 personnes
Confirmer les musiciens et le répertoire
2 personnes
Réserver les salles du musée
Obtenir les permis et la licence de musique
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver les instruments de musique et le matériel technique
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
Établir les règles du musée pour les visiteurs
Imprimer les badges et la liste des invités
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Transporter les instruments en toute sécurité
2 personnes
Ouvrir les salles du musée
2 personnes
Protéger les œuvres d’art et les vitrines
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les pupitres et les chaises
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage pour le concert
2 personnes
Tester les microphones et les instruments
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les programmes et la signalétique
2 personnes
Donner le briefing à l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
3 personnes
Accueillir et enregistrer les visiteurs
4 personnes
Assurer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Annoncer le concert
Assurer le concert
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Guider les visiteurs vers la réception
2 personnes
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter les instruments
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Dégager les œuvres et les vitrines
3 personnes
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
Vérifier le vestiaire et l'entrée
2 personnes
Fermer les salles du musée
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Tabourets de scèneqté 6
Pieds de microqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation compact
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Tables pour instrumentsqté 3

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 8
Rallonges électriquesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 20
Flyers du programmeqté 130
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date avec le musée avant de confirmer les artistes : vérifiez au même moment les salles disponibles, les horaires d’accès et les règles applicables aux visiteurs.
Demandez les autorisations et la licence de musique plusieurs semaines à l’avance. Sans ces documents, la communication et les inscriptions peuvent partir trop tôt.
Prévoyez le déroulé de l’accueil avec une marge d’au moins 30 minutes : badges, liste des invités, vestiaire, accessibilité et informations pratiques doivent être prêts avant l’arrivée du public.
Testez la sonorisation dans la salle réelle, avec les microphones, la table de mixage, les boîtiers DI, les rallonges et les passe-câbles. Contrôlez aussi que les câbles ne gênent ni les visiteurs ni les œuvres.
Le jour du concert, refroidissez les boissons avant l’ouverture et faites une dernière ronde : vitrines protégées, podium dégagé, chaises installées, instruments transportés et portes accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au musée ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer la date, confirmer les musiciens, obtenir les autorisations, réserver le matériel et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il demander la licence de musique pour un concert au musée ?: Lancez la demande dès que la date et le répertoire sont confirmés, au moins 6 semaines avant le concert. Vérifiez également si le musée exige d’autres permis pour l’accueil du public ou l’utilisation des salles.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Comptez 3 à 4 heures avant l’arrivée des visiteurs pour installer les chaises, les tables, le vestiaire, la sonorisation et l’éclairage. Gardez ensuite 30 minutes pour les tests techniques et la protection des œuvres.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des invités ?: Préparez la liste des invités, les badges, les panneaux indicateurs, les informations d’itinéraire et un espace vestiaire au moins 1 heure avant l’ouverture. Ajoutez une solution claire pour les besoins d’accessibilité et les demandes alimentaires recueillies lors des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.