Museumskonzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Saal mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit dem Museum fest. Kläre dabei zugleich, wie viele Sitzplätze möglich sind und welche Bereiche für Publikum, Empfang und Musiker genutzt werden dürfen.
• Bestätige Musiker, Repertoire und Technik spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Prüfe besonders Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Notenständer und ausreichend Verlängerungskabel; fehlende Kabel werden am Veranstaltungstag schnell zum Engpass.
• Verschicke Einladungen und veröffentliche das Konzert 3 bis 4 Wochen vorher. Setze für Anmeldungen eine Frist von etwa 7 Tagen, damit Ernährungswünsche, Namensschilder, Gästeliste und Catering noch angepasst werden können.
• Schicke registrierten Besuchern 2 bis 3 Tage vorher Route, Zugänglichkeitsinformationen, Einlasszeit und Museumsregeln. Weise außerdem auf Garderobe, Sitzplatzanzahl und den Treffpunkt im Museum hin, damit am Eingang keine langen Rückfragen entstehen.
• Plane den Aufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf. Öffne die Räume, schütze Kunstwerke und Vitrinen, stelle Stühle und Empfangstische auf, verlege Kabel mit Kabelmatten und teste die kompakte Tonanlage spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Museumskonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raumreservierung und Genehmigungen. Musiker, Repertoire und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann muss ich die Einladungen für ein Museumskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Beende die Anmeldung ungefähr 7 Tage vorher, damit du Ernährungswünsche und die Cateringmenge noch berücksichtigen kannst.

Wie viel Aufbauzeit braucht ein Museumskonzert?

Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Sitzplätze, Empfang, Beleuchtung und Technik ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Was muss ich bei Technik und Kabeln im Museum beachten?

Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, DI-Boxen und Verlängerungskabel spätestens 4 Wochen vorher. Verlege alle Kabel mit Kabelmatten und stimme Positionen sowie Stromanschlüsse vorher mit dem Museum ab.

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