Concert au lever du soleil : la checklist pour tout prévoir
Un concert au lever du soleil se prépare à rebours de l’heure où le public arrive : le lieu, les autorisations et l’artiste doivent être confirmés bien avant la veille. Les dernières heures servent surtout à tester le son, préparer le café, refroidir les boissons et sécuriser l’installation dans une lumière encore faible. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les inscriptions, les besoins alimentaires ou les toilettes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver l’artiste
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les détails des artistes
Déterminer les quantités de catering
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Tester le matériel à café
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dernier tour de sécurité
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir l'artiste
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le petit-déjeuner et les en-cas
3 personnes
Encadrer le concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Démonter l'équipement
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 2
- Nappesqté 8
- Couverturesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Instruments de musiqueqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Cartes de menuqté 6
- Panneaux indicateursqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu, les autorisations et l’artiste, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert pour connaître l’effectif réel.
- Vérifiez la météo 72 heures puis 24 heures avant le lever du soleil. Prévoyez les tentes et les couvertures avant la dernière journée si la température ou le vent peuvent changer.
- Testez toute la sonorisation et le matériel à café la veille, avec les rallonges, multiprises et passe-câbles réellement utilisés. Au petit matin, une panne est plus difficile à repérer et à corriger.
- Calculez le catering après la clôture des inscriptions et les retours sur les besoins alimentaires. Préparez les en-cas, les thermos et les boissons la veille, puis gardez les produits froids dans les glacières jusqu’à l’accueil.
- Installez d’abord les tables, les chaises et les câbles, puis l’accueil et la table traiteur. Contrôlez les toilettes et les points de collecte des déchets avant l’arrivée du public, idéalement 60 minutes à l’avance.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concert au lever du soleil ?
- Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et l’artiste, puis lancez les inscriptions afin d’avoir une base fiable pour le catering et l’installation.
- Quand vérifier la météo pour un concert au lever du soleil ?
- Faites une première vérification 72 heures avant, puis une seconde 24 heures avant. Cette dernière permet de confirmer les tentes, les couvertures et l’organisation de l’espace extérieur.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le concert ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les 30 dernières minutes pour tester le son, vérifier les toilettes, sécuriser les câbles et préparer l’accueil.
- Que préparer la veille d’un concert au lever du soleil ?
- Testez le son et les machines à café, refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. Mettez aussi à jour la liste des visiteurs et rassemblez le matériel d’éclairage, de service et de sécurité.
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