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Sonnenaufgangskonzert organisieren: die Checkliste

Ein Sonnenaufgangskonzert beginnt lange vor dem ersten Ton – oft zu einer Uhrzeit, zu der Nachkaufen oder Reparieren schwierig wird. Diese Checkliste führt dich durch Reservierung, Genehmigungen, Einladungen, Technik, Kaffee und den Aufbau vor Ort. Plane besonders die Stromversorgung, warme Getränke und einen wetterfesten Ablauf frühzeitig. Am Veranstaltungstag solltest du für Soundcheck, Empfang und Catering mehrere Stunden vor Sonnenaufgang vor Ort sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Künstlerdetails bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Kaffeeausrüstung testen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Frühstück und Snacks servieren

    3 Personen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • DeckenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • MusikinstrumenteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • Willkommensschild
  • SpeisekartenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und die reservierte Location mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Kläre dabei ausdrücklich, ob Musik, frühes Publikum, Beleuchtung und Aufbauzeiten erlaubt sind.
  • Bestätige Künstlerdetails und Technik spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Lege fest, wer Mischpult, Mikrofone, Instrumente und Lautsprecher testet, damit am Morgen niemand Anschlüsse suchen muss.
  • Plane Kaffee und Getränke nicht erst für die Ankunft. Rechne pro Person für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen am Vortag.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 12 Stunden vor Beginn. Halte Partyzelte und Decken bereit und sichere Kabel mit Kabelmatten, besonders auf dunklen oder feuchten Wegen.
  • Baue Empfang, Catering, Tische, Stühle und Toiletten mindestens 2 Stunden vor Einlass auf. Stelle LED-Lampen oder Batterielaternen an den Laufwegen auf, weil das natürliche Licht beim Eintreffen noch fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sonnenaufgangskonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Künstlern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann muss man bei einem Sonnenaufgangskonzert vor Ort sein?
Plane mindestens 3 Stunden vor Sonnenaufgang für Aufbau, Techniktest und Catering ein. Für eine größere Gruppe oder eine neue Location sind 4 Stunden realistischer.
Wie viel Kaffee und Getränke braucht man beim Sonnenaufgangskonzert?
Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich eine warme Kaffeeportion pro angemeldeter Person. Kaufe die verderblichen Snacks erst nach dem finalen Anmeldestand ein, spätestens 1 bis 2 Tage vorher.
Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Sonnenaufgangskonzert vorbereiten?
Lege 48 Stunden vorher fest, ob Zelte, Decken oder ein Ausweichbereich genutzt werden. Prüfe am Vorabend Strom, Kabelschutz und die sichere Aufstellung von Lautsprechern und Beleuchtung erneut.

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