Checklist pour organiser une compétition omnisports

Une compétition omnisports demande de coordonner plusieurs disciplines, des groupes de départ et une équipe d’officiels. Commence par réserver le parcours et les vestiaires, puis fixe le format, le règlement et le calendrier des inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, vérifier les participants et tester le chronométrage. Le jour J, prévois une inspection du terrain avant l’arrivée des concurrents et garde une solution de secours pour l’électricité, les vélos et les communications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le parcours et les vestiaires
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Constituer les officiels et le jury
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Imprimer le planning du match
Imprimer les dossards
2 personnes
Composer les dossiers des participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Vérifier les vélos et les pièces de rechange
3 personnes
Tester l’équipement de compétition
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer l’inspection du terrain
3 personnes
Préparer les vélos et le matériel de sécurité
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Sécuriser l’éclairage et les câbles
2 personnes
Installer les cônes et les barrières
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Approvisionner le bureau d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les licences et les données
2 personnes
Installer les vélos dans la zone des coureurs
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
3 personnes
Faire le briefing du jury
4 personnes
Animer l’échauffement
3 personnes
Assurer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Assurer le lancement de la première partie
5 personnes
Enregistrer les manches et les résultats
3 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer les pauses et les changements de piste
2 personnes
Assurer la sécurité autour du parcours
3 personnes
Gérer les vélos de réserve
2 personnes
Enregistrer les signalements techniques
2 personnes
Assurer la dernière partie
5 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la piste et les tribunes
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier le stock et les objets trouvés
2 personnes
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Dossardsqté 100
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Assiettes rondesqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 6
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Entraîneurs de véloqté 6
Caisses de bidonsqté 8
Blocs de podiumqté 3
Porte-médaillesqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couverturesqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pompes de désinfectant pour les mainsqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Serviettes jetablesqté 300

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les disciplines, les horaires, les règles de classement et le matériel autorisé au moins 3 semaines à l’avance.
Publie la liste de départ après vérification des inscriptions. Prépare les dossards, numéros de départ et dossiers des participants en comptant environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les corrections de dernière minute.
Teste le système de chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante et les talkies-walkies au moins 48 heures avant la compétition. Charge aussi les batteries externes et prévois des rallonges et multiprises séparées pour éviter une panne générale.
Ne laisse pas la répartition des bénévoles au dernier jour : attribue les postes, les horaires et les remplacements une semaine avant. Donne aux responsables un moyen de communication distinct, surtout si le parcours est étendu.
Inspecte le terrain dès l’ouverture et vérifie les vélos, les pièces de rechange, les cônes, le ruban de balisage et les barrières avant le premier départ. Remplis les glacières avant l’arrivée des participants, car le ravitaillement est souvent oublié pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition omnisports ?: Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme-le quelques jours avant l’épreuve afin de vérifier les besoins alimentaires, constituer les groupes et publier une liste de départ fiable.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition omnisports ?: Prévois au minimum 1 bénévole par poste de contrôle et ajoute 1 remplaçant pour 4 à 5 postes. Le nombre exact dépend du parcours, du nombre de disciplines et des horaires, mais la répartition doit être finalisée 7 jours avant.
Quand imprimer les dossards et le planning des matchs ?: Imprime-les 24 à 48 heures avant la compétition, après la dernière vérification de la liste des participants. Garde environ 10 % de dossards supplémentaires pour les changements, pertes ou erreurs d’impression.
Que vérifier le matin d’une compétition omnisports ?: Commence au moins 2 heures avant le premier départ par l’ouverture du lieu, l’inspection du terrain et le test du chronométrage. Vérifie ensuite les vélos, le matériel de sécurité, les communications, les glacières et l’installation des tables et des chaises.

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