Checklist pour organiser une compétition de natation scolaire

Une compétition de natation scolaire demande une préparation précise, car les inscriptions, les autorisations et le chronométrage doivent être prêts avant l’arrivée des élèves. Commencez par réserver la piscine et les couloirs, puis fixez le règlement, le programme et la date limite d’inscription. Dans les derniers jours, vérifiez les listes de départ, les équipes, les jurés et la surveillance. Cette checklist vous aide aussi à ne pas oublier les dossards, les feuilles de chronométrage, les récompenses et le matériel de secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Réserver la piscine et les couloirs de compétition
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les formulaires parentaux et de consentement
2 personnes
Créer les listes de départ
2 personnes
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer l’équipe de surveillance
Partager les coordonnées du premier secours
Vérifier la réservation des loges
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les dossards et les étiquettes
2 personnes
Préparer les lots de médailles et de prix
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Photocopier les feuilles de chronométrage
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le matériel de compétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
3 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Balisage du vestiaire et des loges
2 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Vérifier les parcours et les virages
3 personnes
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
Organiser le briefing du jury
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Orienter les participants vers les vestiaires
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Appeler les séries de natation
2 personnes
Donner les signaux de départ
2 personnes
Enregistrement des horaires
8 personnes
Annoncer le déroulement de la compétition
Surveiller la sécurité autour du bassin
4 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Annoncer les finales
Encadrer les finales
8 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Finaliser l’administration du concours
3 personnes
Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes
Renvoyer les prix et certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Nappeqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Lignes de nageqté 8
Blocs de départqté 8
Compteurs de virageqté 8
Chronomètreqté 10
Siffletsqté 6
Pistolet de départ
Rubans de relais d’équipeqté 8
Lunettes de natation de secoursqté 12
Bonnets de bain de rechangeqté 20
Tableaux de score étanchesqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 4
Poche de glaceqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Drapeaux d’équipeqté 12
Ballonsqté 100
Rubans de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 60

Catering

Machine à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 4
Poubellesqté 10
Porte-serviettesqté 8
Pains de glaceqté 24
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Raclettesqté 4
Pinces à lingeqté 40
Caisses de rangementqté 12

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formulaires parentaux, les consentements et les besoins alimentaires.
Préparez les listes de départ et la répartition des équipes 3 à 5 jours avant l’événement. Imprimez une version pour le secrétariat et une autre pour l’affichage.
Confirmez les jurés, les bénévoles, l’équipe de surveillance et les coordonnées des premiers secours au plus tard 48 heures avant le début des courses.
Testez la partie administrative avant l’ouverture des portes : ordinateur, imprimante, rallonges, multiprises, chronomètre, tableaux de score étanches et mégaphone.
Préparez les boissons, les amuse-bouches et les récompenses la veille. Refroidissez les boissons, regroupez les médailles par épreuve et placez les lunettes et bonnets de rechange à proximité du bassin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation scolaire ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez la piscine dès le début, ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant et gardez les 7 derniers jours pour les listes de départ, les bénévoles et le matériel.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de natation scolaire ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la compétition. Ce délai permet de vérifier les autorisations parentales, les besoins alimentaires et la répartition des nageurs dans les séries.
Quel matériel prévoir pour le chronométrage ?: Prévoyez au minimum un chronomètre, des feuilles de chronométrage, des tableaux de score étanches et un ordinateur ou une imprimante. Gardez aussi des feuilles vierges et un chronomètre de secours sur place.
Que préparer la veille d’une compétition de natation scolaire ?: La veille, rassemblez le matériel, imprimez les dossards et les documents, préparez les lots de médailles, refroidissez les boissons et portionnez les amuse-bouches. Vérifiez également les panneaux de circulation et de sécurité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.