Checklist voor een schoolzwemwedstrijd organiseren
Een schoolzwemwedstrijd vraagt om meer dan banen en startblokken. Je moet inschrijvingen, toestemmingsformulieren, startlijsten, jury, toezicht en kleedkamers op elkaar afstemmen. Begin met het wedstrijdreglement en de reservering van het zwembad, en werk daarna toe naar programma, deelnemers en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controleren, printen en klaarzetten: van wedstrijdmappen en tijdwaarnemingsformulieren tot gekoelde dranken, hapjes en routeborden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Zwembad en wedstrijdbanen reserveren
Wedstrijdprogramma opstellen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Ouder- en toestemmingsformulieren verwerken
2 personen
Startlijsten maken
2 personen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Toezichtsteam bevestigen
EHBO-contactgegevens delen
Reservering kleedkamers controleren
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers en labels printen
2 personen
Medaille- en prijspakketten maken
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Tijdwaarnemingsformulieren kopiëren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Garderobe en kleedkamers markeren
2 personen
Veiligheidsborden ophangen
2 personen
Banen en keerpunten controleren
3 personen
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
Jurybriefing houden
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers naar kleedkamers wijzen
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Zwemseries afroepen
2 personen
Startsignalen geven
2 personen
Tijden registreren
8 personen
Wedstrijdverloop omroepen
Veiligheid rond het bad bewaken
4 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Finales aankondigen
Finales begeleiden
8 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers bedanken
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Wedstrijdadministratie afronden
3 personen
Sportmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
2 personen
Prijzen en certificaten nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Tafelkleedaantal 10
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Zwemlijnenaantal 8
- Startblokkenaantal 8
- Keerpunttellersaantal 8
- Stopwatchaantal 10
- Fluitjesaantal 6
- Startpistool
- Teamestafettelintenaantal 8
- Reservezwembrillenaantal 12
- Reservebadmutsenaantal 20
- Waterdichte scorebordenaantal 4
- EHBO-kofferaantal 2
- Reddingsdekensaantal 4
- IJscompresaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Draadloze microfoon
- Luidsprekeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
Decoratie
- Start- en finishbannersaantal 2
- Teamvlaggenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Linten voor afzettingaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 60
Catering
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterdispensersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
- Servettenhoudersaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Boodschappen
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Droogtrekkersaantal 4
- Wasknijpersaantal 40
- Opbergkrattenaantal 12
Tips
- Reserveer het zwembad en de wedstrijdbanen vroeg en controleer daarna opnieuw hoeveel kleedkamers beschikbaar zijn. Zonder bevestigde banen kun je het wedstrijdprogramma en de startlijsten niet betrouwbaar maken.
- Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk ouder- en toestemmingsformulieren, dieetwensen en teamindeling vooraf, zodat ontbrekende gegevens uiterlijk in de laatste week kunnen worden nagevraagd.
- Plan juryleden, tijdwaarnemers en het toezichtsteam per onderdeel en deel hun contactgegevens vooraf. Leg ook vast wie EHBO aanspreekt en wie tijdens de wedstrijd de megafoon of microfoon gebruikt.
- Maak per team een wedstrijdmap met startlijsten, labels en tijdwaarnemingsformulieren. Print reserve-exemplaren en controleer of scoreborden, stopwatches, keerpunttellers en zwemlijnen compleet zijn.
- Koel dranken en portioneer hapjes pas kort voor aanvang, maar zet bekers, waterkannen, tafels en serveerschalen al eerder klaar. Houd powerbanks, verlengsnoeren en stekkerdozen apart voor laptop, printer en geluidsapparatuur. het.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schoolzwemwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met het reglement, de zwembadreservering en het wedstrijdprogramma. Open de inschrijving daarna en gebruik de laatste 7 dagen voor controles, printwerk en materiaalverzameling.
- Wat moet ik regelen voor de inschrijvingen van een schoolzwemwedstrijd?
- Verzamel per deelnemer de inschrijving, het team, de onderdelen, ouder- en toestemmingsformulieren en eventuele dieetwensen. Controleer de gegevens uiterlijk 1 week voor de wedstrijd en maak daarna de startlijsten.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een schoolzwemwedstrijd?
- Plan naast de wedstrijdleiding afzonderlijke mensen voor jury, tijdwaarneming, toezicht, ontvangst en catering. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per taak één vervanger aan.
- Wanneer moet ik de spullen voor een schoolzwemwedstrijd klaarzetten?
- Verzamel sportmateriaal, printwerk, prijzen en apparatuur 1 tot 2 dagen vooraf. Koel dranken en zet hapjes op de wedstrijddag klaar; controleer vóór opening ook zwemlijnen, startblokken, scoreborden en geluidsapparatuur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!