Checklist pour organiser une compétition de natation
Une compétition de natation se prépare sur plusieurs fronts : réservation de la piscine, inscriptions, programme, officiels, bénévoles et matériel de chronométrage. Cette checklist de 63 tâches et 57 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des blocs de départ et de la table du jury. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les informations médicales, les besoins alimentaires, les listes imprimées et les boissons à refroidir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la piscine
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les listes de participants
2 personnes
Répartir les séries de départ
2 personnes
Enregistrer les officiels
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Collecter les informations médicales
Imprimer les listes de départ
Imprimer les feuilles de résultats
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
Vérifier les couloirs et les lignes
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Signaler les vestiaires
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les officiels
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer des bonnets de bain
2 personnes
Annoncer les séries de départ
Donner les consignes d'ouverture
Encadrer les parcours de compétition
8 personnes
Enregistrement des horaires
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Annoncer les participants
Assurer la surveillance à la tribune
2 personnes
Assurer la surveillance près des vestiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Annoncer les finales
Encadrer les finales
8 personnes
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Table du juryqté 2
- Table d'inscriptionqté 2
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Chronomètresqté 10
- Mégaphone
Matériel de sport
- Blocs de départqté 8
- Voies de compétitionqté 8
- Lignes de pisteqté 8
- Marquages du point de retourqté 16
- Sifflets de compétitionqté 8
- Bonnets de bainqté 120
- Planches de natationqté 16
- Pullbuoysqté 16
- Panneaux de chronométrageqté 8
- Bacs à médaillesqté 4
- Rubans de médailleqté 120
- Gobeletsqté 24
- Médaillesqté 120
- Diplômesqté 120
Catering
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 8
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Cuillères de serviceqté 12
- Tire-bouchonqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Plateaux à caféqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Courses
Décoration
- Affiches du matchqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Badges nominatifsqté 140
- Nappesqté 12
- Fond de scène
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Épongesqté 12
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Trousse de premiers secours
- Gants en caoutchoucqté 8
Conseils
- Réservez la piscine assez tôt pour confirmer les horaires d’accès, d’installation et de remise en état, puis vérifiez le nombre de couloirs disponibles avant de finaliser le programme.
- Traitez les inscriptions avant de répartir les séries de départ : prévoyez une vérification finale des listes et imprimez les listes de départ ainsi que les feuilles de résultats le jour précédent.
- Attribuez séparément les rôles des officiels et des bénévoles. Envoyez à chacun son horaire, son poste et les informations pratiques afin d’éviter les absences au moment de l’accueil.
- Contrôlez le matériel de course avant l’ouverture : blocs de départ, chronomètres, sifflets, panneaux de chronométrage et mégaphone doivent être testés, avec rallonges et multiprises disponibles si nécessaire.
- Préparez l’accueil et la pause avant l’arrivée des nageurs : badges nominatifs, table d’inscription, boissons refroidies, en-cas, gobelets réutilisables et poubelles doivent être en place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver la piscine, ouvrir les inscriptions, enregistrer les officiels et répartir les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour les listes, les achats, le tri des prix et les vérifications techniques.
- Quand faut-il répartir les séries de départ ?
- Faites une première répartition après la clôture des inscriptions, puis vérifiez-la 3 à 5 jours avant la compétition. Imprimez les listes définitives la veille, après la dernière vérification des participants.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de natation ?
- Le nombre dépend du nombre de couloirs et des épreuves, mais répartissez les bénévoles par postes avant le jour J : accueil, jury, bassin, résultats et ravitaillement. Confirmez leur présence au moins 7 jours à l’avance.
- Quand commander les médailles et les prix ?
- Commandez les prix au moins 3 à 4 semaines avant la compétition, afin d’avoir le temps de vérifier les quantités et de trier les lots. Préparez les bacs à médailles et les rubans avant l’installation finale.
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